Ein StB fragt mit zum Zählprotokoll unter Hinweis auf BFH vom 16. 12. 2016 – X B 41/16:

„Wir haben im Büro das Urteil des BFH v 16.12.16 zum Zählprotokoll nun heiß diskutiert, und sind unsicher inwieweit das nun greift bzw. ob diese Ausführungen insoweit die Anforderungen zum Zählprotokoll bei Kassen entschärfen: müssen wir unseren bargeldintensiven Mandanten mit Kassen ein Zählprotokoll empfehlen bzw. dürfen wir ohne Zählprotokoll buchen?“

Nun meine Antwort auf die Frage des StB zum Zählprotokoll:

BFH, Beschluss vom 16. 12. 2016 – X B 41/16 (lexetius.com/2016,4238) beantwortet die Frage, wann ein Zählprotokoll erforderlich ist ganz einfach und völlig klar:

Der BFH formulierte insoweit in seinem Beschluss vom 16. 12. 2016 – X B 41/16::

„[25] Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung erfordert bei Bareinnahmen, die ähnlich einer offenen Ladenkasse erfasst werden, einen täglichen Kassenbericht (vgl. § 146 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung – AO – und Senatsbeschluss vom 13. März 2013 X B 16/12, BFH/NV 2013, 902, Rz 9), der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt worden ist. An derartigen Unterlagen fehlte es im Betrieb der Klägerin nach den Feststellungen des FG offensichtlich.

[26] Soweit die vom erkennenden Senat in Rz 27 seines Urteils vom 25. März 2015 X R 20/13 (BFHE 249, 390, BStBl II 2015, 743) gewählte Formulierung in der Praxis teilweise dahingehend missverstanden wird, dass über den Kassenbericht hinaus ein „Zählprotokoll“ gefordert werde, in dem die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und -münzen aufgelistet werde, stellt der Senat klar, dass die dortige Formulierung – die im Übrigen den Begriff „Zählprotokoll“ nicht enthält – nicht als Neuorientierung der Rechtsprechung angesehen werden kann. Erforderlich, aber auch ausreichend ist ein Kassenbericht, der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist.“

Bei der offenen Ladenkasse muss der Kassenbestand bei Kassenschluss gezählt werden. Dann wird der Anfangsbestand abgezogen, Privateinlagen abgezogen und Privatentnahmen hinzugerechnet. Weiter werden etwaige bar bezahlte bar-Rechnungen hinzugerechnet. So errechnet sich die Tageslosung, also die steuerpflichtige Einnahme an diesem Tag. Es wird also quasi retrograd, ausgehend von dem ausgezählten Kassenendbestand die eigentliche Tageseinnahme erst errechnet. Hier muss also bei dieser offenen Ladenkasse bei diesem System denknotwendig der Schlussbestand gezählt werden. Anders kann ich die Tageslosung nicht errechnen. Damit gehört bei der offenen Ladenkasse das Auszählen der Kasse denknotwendig zum System. Dies ist anders, als bei elektronischen Kassen. Also liegt der maßgebende Unterschied in der verwendeten Kasse, die der Steuerpflichtige in Betrieb hat. Bei elektronischen Kassen muss ich tatsächlich nicht zwingend auszählen, um die Einnahme des Tages zu haben. Das errechnet die elektronische Kasse selbst, indem sie die getätigten Umsätze in dem Z-Bon zusammenfasst. Jetzt hier genau an dieser Stelle kommt das Zählen und das Zählprotokoll ins Spiel. Hier verlangt die Rechtsprechung, dass eine Kasse nicht nur rechnerisch geführt wird, sondern auch ausgezählt werden muss. Es ist also genau genommen nur das Nachzählen oder Auszählen der Kasse erforderlich, weniger das Zählprotokoll. Denn das Auszählens ist quasi die vier-Augenkontrolle zum Rechenwerk, also die Gegenkontrolle zu dem, was der Z-Bon sagt. Denn wenn ich die Kasse auszähle und das Zähl-Ergebnis mit den gebuchten Umsätzen übereinstimmt, ist wohl nichts vergessen worden. Habe ich eine Fehlbuchung, beispielsweise statt 70 € für die Dauerwelle 7.000 € eingebucht, müsste mir dies spätestens bei dem Kassenabschluss, also bei dem Auszählen des Bargeldbestandes dies auffallen, da mir dann in der Kasse 6.930 € fehlen. Bei diesem Kassenminus dürfte normalerweise jetzt niemand mehr nach Hause gehen, sondern müssten solange rechnen und prüfen, bis das Kassenminus geklärt ist. Es könnte ja sein, dass jemand der Angestellten in die Kasse gegriffen hat. Es könnte aber auch sein, dass irgendwelche Buchungsfehler vorhanden sind. In vier Wochen kriegt das keiner mehr raus. Also bleiben alle da und nun wird der Kassenstreifen analysiert, wo der mögliche Fehler sein dürfte. Im Laufe der Überprüfungen müsste dann auffallen, dass hier eine Einnahme von 7.000 € gebucht ist und dann müsste hier allen klar sein, dass keine Dauerwelle 7000 € kostet, sondern offensichtlich statt der 70 € versehentlich 7.000 Euro gebucht wurden. So müsste also der Fehler auffallen: Durch das Nachzählen kommt der Fehler ans Licht und deswegen kann der Fehler dann doch relativ rasch gefunden werden und dann die Korrekturbuchung vorgenommen werden. Dann stimmt auch wieder die Kasse: Rechnerisches Soll und tatsächliches Ist stimmen dann nach der Korrektur wieder überein. So gesehen ist das Auszählens der Kasse also Gegenkontrolle zu der rechnerisch geführten Kasse und zeigt, ob wohl nichts vergessen wurde bzw. ob nicht eventuelle Fehler gebucht wurden.

Umgekehrt geht der Fall natürlich genauso durch das Zählen auf: Hat Die Friseurin vergessen, die Dauerwelle heute Mittag über 70 € zu buchen, hat sie aber natürlich von der Kundin die 70 € kassiert, müsste am Abend der ist Bestand 70 € größer sein, als nach den gebuchten Einnahmen. Das müsste Ihr beim Zählen auffallen. Würde sie nicht zählen, und einfach nur den nach dem Z-Bon gebuchten Bestand die Einnahmen erfassen, würde ihr nie auffallen, dass hier 70 € mehr in der Kasse gelegen haben. Zählt sie aber den Kassenbestand, sieht sie die Differenz. Dann wird sie darüber nachdenken und natürlich wird ihr bei ihrer Preisliste sofort klar sein, dass dies eine Dauerwelle sein muss. Wenn sie darüber nachdenkt, warum und welche Dauerwelle sie nicht gebucht hat, fällt ihr vielleicht weiter ein, dass heute Mittag bei der Kundin X diese bei der Verabschiedung es eilig hatte und dann irgendwie einen Telefonat dazwischen kam, sodass sie versehentlich die Einnahme zwar in die Kasse legte, aber nicht buchte. Vielleicht fällt ihr auch dann wieder ein, dass sie danach noch darüber ins Zweifeln kam, ob sie nun gebongt hatte oder nicht und sich dachte, dass sie das heute Abend bei der Auszählung der Kasse dann schon merken würde, ob der Bestand stimmt oder nicht. Das ist der Hintergrund, warum gezählt werden soll. Deswegen sagte der BFH, dass eine Kasse nicht nur rechnerisch geführt werden darf, sondern auch ausgezählt werden muss: Eine ordnungsgemäße Kassenführung setzt voraus, dass es jederzeit möglich ist, den Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse auf Richtigkeit nachzuprüfen (jederzeitige Kassensturzfähigkeit) BFH Urt. v. 17.11.1981, VIII R 174/77, BFH Beschluss v. 23.12.2004 III B 14/04). Es wird damit ausgeschlossen, dass eine Kasse nur buchmäßig, also nur rechnerisch geführt wird.

Wie ist das nun in einer Betriebsprüfung: Da behauptet natürlich auf die Frage des Prüfers, ob den gezählt wurde, jeder, er habe gezählt. Das kann man glauben oder auch nicht. Um sich hier abzusichern, sollte ein Zählprotokoll daher bei den übrigen Kassen (außerhalb der sogenannten offenen Ladenkasse) stets vorhanden sein. Das Protokoll kann zwar gefakt oder willkürlich zusammengestellt sein, aber es erweckt im Regelfall den Anschein, dass tatsächlich gezählt wurde. Damit ist also genau genommen nie ein Zählprotokoll Voraussetzungen. Das Zählen ist erforderlich. Das Protokoll lediglich der Nachweis im Sinne eines Eigenbelegs. Es schafft also nur den indiziellen Nachweis, dass gezählt worden sei. Wenn man das anders nachweisen könnte bzw. will, bitte schön. Um hier aber jedenfalls auf Nummer sicher zu gehen und sich nicht auf eventuelle Zeugen verlassen zu müssen oder andere Beweismittel-Krücken, macht es also Sinn, ein Zählprotokoll auszufüllen. Daher kommt der verkürzte Satz, dass eine Kasse gezählt werden muss und ein Zählprotokoll in der Buchführung vorhanden sein muss.

Die ganz vorsichtigen, extrem Peniblen machen immer ein Zählprotokoll. Immerhin ist es nicht verboten, auch bei der offenen Ladenkasse ein Zählprotokoll zu fertigen. Bevor man also dem Steuerpflichtigen lang und breit erklärt, was der Unterschied zwischen einer sogenannten offenen Ladenkasse und einer elektronischen Kasse ist, ist es verkürzt gesagt am Einfachsten, wenn man jedem Kasseninhaber einfach auferlegt, immer ein Zählprotokoll zu fertigen, damit derjenige StPfl immer auf der richtigen Seite ist. Schädlich ist das bei der offenen Ladenkasse also nicht. Bei der elektronischen Kasse auch nicht zwingend erforderlich, wenn der Nachweis des Zählens eben anders geführt wird. Bei den elektronischen Kassen würde ich aber aus Sicherheitsgründen stets dazu raten, ein Zählprotokoll schriftlich anzufertigen. Denn wie sollte sonst das Auszählen nachgewiesen werden? Dazu ein kleiner Fall:

Gastwirt G und seine Ehefrau E betreiben ein Restaurant. E ist Zeugin dafür, dass G immer abends bei dem Kassenabschlag gezählt hat. Kann die Ehefrau, wenn es sich hier um eine Einnahmenüberschussrechnung handelt, Zeugin sein? Immerhin ist sie Ehefrau? Zählt Ihre Aussage? Wohl ja. Aber ob sie die Wahrheit spricht ist wegen des Eigeninteresses ggf. besonders kritisch zu würdigen…. Also gibt es nicht andere, bessere Zeugen …? Nun, der G wird nicht immer im Beisein seiner letzten 20 Gäste gezählt haben und sich das Zählergebnis von diesen mit ladungsfähiger Anschrift quittiert haben lasen … Und was ist wenn E und G sich nicht mehr lieb und sich getrennt haben? Vielleicht jetzt, weil der G mit der Angestellten F zusammen ist? Was wird die Ehefrau E dann über die Vergangenheit über das Auszählen bekunden, die natürlich nach wie vor Zeugin ist dafür, dass ihr Ehemann immer abends ausgezählt hat? Dann nehmen wir halt die Zeugen F? Klar geht, bis dahin, bis nun der Gastwirt G vielleicht die Aushilfe A schwängert … Um Missverständnissen vorzubeugen: natürlich müssen E und F wahrheitsgemäß aussagen, auch wenn sich ihre Gefühle für G geändert haben – aber tun sie das auch? Bevor noch mehr Verwirrung und Beweisschwierigkeiten hineinkommen: Lieber ein Zählprotokoll fertigen und in die Buchführung hängen. Ggf. von der E oder F, wenn sie dabei waren, mit quittieren lassen.

Die Kasse darf nicht nur rechnerisch geführt sein. Sie muss jeden Abend (bei Geschäftsschluss) ausgezählt werden und der Buchbestand (rechnerischer Sollstand) muss mit dem tatsächlichen Istbestand abgeglichen werden. Das Protokoll ist nicht Pflicht, sondern das Auszählen selbst. Das Auszählen kann theoretisch auch anders nachgewiesen werden … aber normalerweise ist der Unternehmer beim Zählen der Kasse meist allein ist und damit kann das Zählen eigentlich nur mit dem Zählprotokoll als Eigenbeleg indiziell nachgewiesen werden.

Fragen dazu: dann 0611-890910, der Vollprofi: RA Dr. jur. Jörg Burkhard, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Strafrecht, der Spezialist im streitigen Steuerrecht, Steuerstrafrecht, Wirtschaftsstrafrecht, bei Betriebsprüfungen, Fahndungsprüfungen, Zollfahndungen, tax compliance, Zollrecht und Zollstrafrecht. Sehen Sie auch: www.drburkhard.de