Was ist ein Zählprotokoll und brauche ich das und wofür?

Was ist ein Zählprotokoll und brauche ich das und wofür?

von RA Dr. jur. Jörg Burkhard, FA für Steuerrecht, FA für Strafrecht

Das Zählprotokoll ist eine Aufstellung der Stücklungen aller Scheine und Münzen und die Addition derselben einer Kasse. Also wieviel 1 Cent-Münzen, 2-Cent-Münzen, 5-Cent-Münzen, 10-Cent-Münzen, 20-Cent-Münzen, 50-Cent-Münzen und 1-Euro und 2-Euro-Münzen in der Kasse waren. Ebenso wieviele 5-, 10-, 20-, 50-, 100-, 200-, und 500-Euro-Scheine in der Kasse waren. Das Gesamtergebnisse jeder Stückelung wird festgehalten und schließlich alle Münz- und Scheinbestände addiert und so der Kasseninhalt nach seiner Stückelung festgehalten. Solche Zählprotokolle geben normalerweise Geldeinzahlungsautomaten bei den Banken heraus, ein dort Banknoten oder Münzen eingezahlt werden. Eine Verpflichtung ein Zählprotokoll aufzustellen oder gar aufzubewahren gibt es nicht. Die Kasse muss allerdings gezählt werden, da sie nicht nur rechnerisch geführt werden darf, sondern das rechnerische soll mit den tatsächlichen ist abgeglichen werden muss. Warum? Das ist vom Prinzip eine gegen Kontrolle, eine Art vier -Augen -Prinzip, ob die Kasse stimmt oder nicht. Denn etwaige Tippfehler bei der Eingabe etwaige vergessene Bonierungen, oder der vergessene Eintrag über die bar bezahlte Betriebsausgabe müssten dann am Abend bei Kassenabschluss auffallen, wenn es Kassendifferenzen zwischen rechnerischen Kassenbestand und tatsächlich ausgezählt Kassenbestand gibt. Ist beispielsweise eine Warenlieferung in Höhe von 473,50 € (Nachnahmelieferung) vormittags bar aus der Ladenkasse bezahlt worden und vergessen wurden im Kassenbuch einzutragen, zeigt der Kassenbestand (rechnerisches Soll) einen Einnahmenbestand, der um 473,50 € höher ist, als der tatsächliche Bestand. Der Unternehmer wird sich vielleicht erst einmal über Differenz wundern und prüfen, woran dies liegt. Vielleicht zählt er noch mal. Dann wird ihm aber einfallen, dass genau dies die Summe war, die er heute Morgen bei der Nachname bezahlt hatten und bar aus der Kasse genommen hat. Dann wird er die im Stress vergessene Eintragung im Kassenbuch nachholen und die Betriebsausgabe eintragen. Schon stimmt die Kasse wieder. In einem anderen Fall vertippt sich der Friseur und bucht eine Einnahme für die Dauer von 1.000 €, nimmt aber tatsächlich nur 100 € ein. Er hat einfach versehentlich eine null zu viel getippt. Am Abend werden ihm beim Auszählen 900 € fehlen. Denn die Kundin hat natürlich nur 100 € gezahlt und nicht die versehentlich eingetippten 1.000 €. Prüft er dann das Journal auf etwaige Tippfehler, findet er den Vorgang mit 1.000 € und wird sich daran erinnern, dass dies natürlich nicht 1.000 sondern 100 € waren. Entsprechend kann er die Korrekturbuchung veranlassen. Schon stimmt die Kasse wieder. Im dritten Beispiel hat der Gastwirt für eine Konfirmationsfeier letztes Wochenende eine Rechnung über 4.370 € an die Eltern des Konfirmanden geschrieben. Die Mutter kommt heute vorbei und zahlt den Rechnungsbetrag in bar. Da gerade viel los ist, legt der Gastwirt das Geld in die Kasse, vermerkt aber den Eingang nicht auf der Kopie der Ausgangsrechnung und bucht die Kasseneinnahme nicht. Bei Auszählung der Kasse muss der Gastwirt aber dann 4.370 € mehr Geld tatsächlich in der Kasse haben, als rechnerisch die Kasse als Sollbestand ausweist. Schon wird er sich an die Bareinnahme aus der Konfirmationsbewirtungsrechnung erinnern und die Einnahme von 4.370 € erfassen. Und schon stimmt die Kasse wieder. Das Zählprotokoll dient nicht zum Auffinden dieser Fehler. Das Zählen selbst ist maßgeblich. Denn durch das Zählen kann der Abgleich von tatsächlichem Kasseninhalt zu rechnerischem Bestand helfen, Fehler aufzudecken. Das gelingt natürlich nicht immer. Eine Kassendifferenz von 20 € kann auf Herausgabefehlern bei Wechselgeld (=Wechselgeldfehler) basieren wie auf einer nicht gebuchten Einnahme des Friseurs bei einem Herren-Haarschnitt. Und dann gibt es natürlich auch gegenläufige Fehler: Ein Herrenhaarschnitt in Höhe von 20 € wird versehentlich nicht gebucht, aber eingenommen, Wechselgeldfehler in Höhe von 16 € sind insgesamt am Tag zum Nachteil des Unternehmers vorgefallen, sodass auch nach mehrfachen Auszählen die Kasse plus 4 € nach Auszählung im Verhältnis zum rechnerischen Bestand ausweist. Vermutlich lassen sich hier die gegenläufigen Fehler nicht aufklären, sodass hier richtigerweise Wechselgelddifferenzen von plus für Euro als a.o. Ertrag gebucht werden müssten. Also auch wenn die Wahrheit damit nicht herausgekommen wäre, stimmt das steuerliche Ergebnis: der Schwund in Höhe von 16 € saldiert mit der weiteren Einnahme von 20 € ergibt 4 €, die noch zu erfassen und zu versteuern sind. Genau das würde mit der Feststellung der positiven Kassendifferenz als a.o. Ertrag auch gebucht. Damit hilft das Zählen, etwaige Fehler zeitnah zu suchen und zu finden. Tage, Wochen oder gar Monate später, wären die obigen Fehler nicht mehr rekonstruierbar, wobei viele Fehler auch schon am Abend bei Kassenabschluss nicht mehr vollends aufklärbar sein werden, weil sie gegenläufiger Natur sind (wie das Friseur-Beispiel zeigt), was sich aber steuerlich wieder egalisiert. Also stimmt dann zumindest bei täglichem Zählen die Ermittlung der zutreffenden Besteuerungsgrundlagen. Das Zählen wirkt sich also, wie obige Beispiele zeigen, mal zugunsten und mal zu Lasten des Steuerpflichtigen aus – je nach Sachverhalt. Aber das Zählen wirkt sich stets zugunsten der Richtigkeit und Vollständigkeit der Kassenaufzeichnungen aus.

Ausgehend von dem Gedanken, dass sich bei Nicht-Zählen der Kasse die Fehler sich mal zugunsten, mal zuungunsten des Kassennutzers auswirken, sollte empirisch untersucht werden, ob eine stets ungezählte Kasse zu demselben steuerlichen Ergebnis kommt, wie eine stets gezählte. Wäre in beiden Fällen die Besteuerungsgrundlagen etwa im Jahresvergleich gleich, könnte dem nichtzählenden Kassennutzer kein Vorwurf gemacht werden und wegen des Nichtzählens und deswegen dann die Buchführung nicht verworfen werden. Bislang wird aber unterstellt, dass durch das Nichtzählen das Buchführungsergebnis ein anderes sei als bei einem täglichen Auszählen, so dass in dem Nichtzählen ein Pflichtverstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. Sorgfaltsverstoß des Unternehmers gesehen wird und bei Feststellung dieses Verstoßes oder Nichtentkräftung des Verdachts nicht gezählt zu haben, man unterstellt, dass deswegen die Kasse nicht stimmen würde. Viele Fachleute gehen auch davon aus, dass jeder Kaufmann doch wissen will, was er in der Kasse hat und daher zählt er auch. Nur bares ist wahres – und jeder will oder muss wissen, was er sich nun leisten kann, was er nun kaufen kann und da muss er vorher wissen, was er in der Kasse hat. Deswegen gibt es eigentlich keinen Kaufmann bzw. Kassennutzer, der nicht zählt, so die allgemeine Meinung.

Dann gibt es in der Praxis häufig Streit in der BP, ob denn nun überhaupt gezählt wurde oder nicht. Während der Kassennutzer behauptet, gezählt zu haben, bestreitet dies der Betriebsprüfer und verweist auf fehlende Zählprotokolle. Dabei braucht der Kassennutzer eigentlich keine Zählprotokolle, sondern er muss tatsächlich nur gezählt haben. Aber wie beweist er das? Das führt zu der Vorfrage: Wer muss beweisen, dass er gezählt hat? Da der Kassennutzer für die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung verantwortlich ist und nachweisen muss, wie das erklärte Ergebnis zustande gekommen ist, muss er auch nachweisen, dass er gezählt hat. Ob die eigene Aussage genügt, ist zweifelhaft, da man Zeuge in eigener Sache nicht sein kann. Da hilft genau genommen auch schwerlich die eigene eidesstattliche Versicherung. Der Kassennutzer ist also hier an dieser Stelle in einer Beweisnot. Er kann natürlich alle seine Mitarbeiter um sich versammeln und während diese in beim Zählen anfeuern oder ihn gar per Handy beim Zählen filmen, zählt er unter deren lautem Beifall und Jubel. Aber wer macht das schon? Dann lässt sich von allen das heutige Zählen wie immer wieder quittieren. Und der Film wie zu Dokumentation beigeheftet und dem Prüfer dann auf Verlangen vorgelegt… wer macht das schon so Tag für Tag …?? Diesen Beleg mit den Unterschriften der anwesenden Zeugen und die Filmdoku legt er dann zu seiner Kassenabrechnung, also zum Kassenbuch. Alternativ könnte der Kassennutzer auch Selfis und von sich und seinem Auszählen schießen, während auszählt, er müsste nur sicherstellen, dass auf Selfies das jeweilige Tagesdatum des Auszählen (ggf. mit Uhrzeit) enthalten ist. Natürlich könnte auch der Ehegatte oder ein Prokurist oder ein Vertrauter jeden Abend bestätigen durch eine kurze Unterschrift in dem Kassenbuch unter dem Vermerk, das gezählt wurde, dass heute wieder gezählt wurde und der tatsächliche mit dem rechnerischen der Kassenbestand übereinstimmte oder abwich oder die Abweichung geklärt und korrigiert wurde usw. Vor diesem Hintergrund ist es einfacher ein eigentlich nicht notwendiges aber mögliches Zählprotokoll zu fertigen zum Nachweis wie der Kasseninhalt aussah. Es ist ein Eigenbeleg dafür, dass gezählt wurde. Auch wenn natürlich die Stückelungen frei erfunden sein können, akzeptiert die Finverw. das Zählprotokoll als Nachweis für das Zählen. Nur wenn die Beträge anschließend bei der Bank über einen Zählautomaten eingezahlt werden und der vorbehaltlich eines zurückbehaltenen Wechselgeldbestandes für den nächsten Tag zu denselben Staffelungen und Summen kommt, ist mit diesem bankseitigen Zählprotokoll die Richtigkeit des eigenen Zählprotokolls quasi bankseits bestätigt worden. Aber auch ohne diese bankseitige Einzahlungsquittung in Form eines Zählprotokolls bei den Einzahlungsautomaten akzeptiert die FinVwerw das eigenhändige Zählprotokoll als Nachweis für das Zählen. Auf dem Zählprotokoll ist dann festzuhalten, was gezählt wurde und ob der Kassen-Ist- Bestand mit dem Kassen-Soll-Bestand dann übereinstimmte oder falls nicht, wie hoch die Differenzen waren. So gesehen ist das Protokoll ein wichtiges Beweismittel für den tatsächlichen Zählvorgang. Dogmatisch ist also festzuhalten, dass nur das Zählen erforderlich ist, der Nachweis aber durch einen Eigenbeleg (wie z.B. ein Zählprotokoll) erbracht werden kann. Ein solcher Eigenbeleg kann das Zählprotokoll sein. Muss es aber nicht sein. Andere Belege bzw. Beweismittel gehen genauso. Aus Sicherheitsgründen empfehlen daher viele Steuerberater bei der offenen Ladenkassen als auch bei der offenen Ladenkasse stets Zählprotokolle anzufertigen, um der Diskussion um das Zählen und der Beweisnot, dass bzw. ob gezählt wurde, aus dem Weg zu gehen. Damit ist das Zählprotokoll nie notwendig, insbesondere nie bei dem Kassenbericht (=offene Ladenkasse), aber ein von der FinVerw. anerkanntes Beweismittel für das tatsächlich erfolgte Auszählen bei der elektronischen Ladenkasse. Der Kassennutzer einer elektronischen Ladenkasse muss also zählen und das Zählen kann er mit den üblichen Beweismitteln beweisen, wobei das Zählprotokoll als ein Eigenbeleg das einfachste und gängigste Beweismittel ist, das von der FinVerw. problemlos akzeptiert wird.

 

Was heißt das für die Kassennutzer? Zählen und zwar täglich und täglich ein Zählprotokoll (per Hand) schreiben, gleichgültig ob EÜR, ob Bilanzieren, ob KMU oder Konzern, ob offene Ladenkasse oder PC-Ladenkasse und das Zählprotokoll täglich zum Z-Bon heften (bzw. zum Kassenbericht bei der offenen Ladenkasse).

 

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