Der Steuerpflichtige kaufte am am 30.11.16 eine neue PC-Kasse, die am 22.12.16 aufgestellt und eingerichtet wurde.  Etwa ein halbes Jahr später verkaufte (verschrottete/verschenkte) er im Mai 2017 seine alte, bisherige Kasse für 220 € über ebay an einen unbekannten Dritten gegen, der sie kurz nach Auktionsende abholte und  bar bezahlte. Eine genaue Anschrift und eine Adresse kennt er von ihm nicht. Ob er den ebay-Spitznamen wiederfindet und darüber vielleicht den Erwerber über ebay wieder herausfinden kann …?

Nun -in 2019- kommt der Betriebsprüfer und will Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer für den Prüfungszeitraum 2015, 2016 und 2017 prüfen. Er will dabei die alte Kasse sehen, die noch während der älteren beiden Prüfungszeiträume, nämlich in 2015  und in 2016 fast bis Jahresende, nämlich bis zum 22.12.16 in Betrieb war, nun aber nicht mehr da ist. Der Prüfer meint, die hätte 10 Jahre funktionsfähig aufbewahrt werden müssen … Er will nur deswegen zuschätzen, weil die Kasse nicht mehr da ist … Der Steuerpflichtige hält dagegen: bei der Letzten Prüfung sei die Kasse doch auch schon da gewesen und nicht beanstandet worden.

Der Prüfer meint: Organisationsunterlagen fehlen hier vollständig, d. h. die Bedienungsanleitung, die Ersteinrichtung und etwaige Änderungsprotokolle sind nicht mehr vorhanden. Die sind dem Erwerber, soweit noch vorhanden, mitgegeben worden. Der Steuerpflichtige brauchte doch die Bedienungsanleitung und die alten Unterlagen von der alten Kasse nicht mehr. Er hat dem Erwerber daher den ganzen Ordner mit allen Unterlagen zur Kasse, darunter auch das Ersteinrichtungsprotokoll und die Änderungsprotokolle mitgegeben. Der Steuerpflichtige hält weiter dagegen: Nach der letzten BP wusste doch das FA, welche Kasse er habe und dass diese manipulationssicher sei. Er selbst könne mangels entsprechender Programmierkenntnis auch gar nichts an seiner Kasse umprogrammieren oder verändern.

Und betreffend der neuen Kasse will der Prüfer die Organisationsunterlagen sehen. Sie haben hier die Bedienungsanleitung und das Ersteinrichtungsprotokoll. Änderungsprotokolle haben Sie nicht. Deswegen will der Prüfer die Kassenbuchführung verwerfen. Sie halten dagegen: es gab doch seit der Kasseneinrichtung vom 22.12.2016 bis Ende des Prüfungszeitraums, d. h. bis Ende 17 doch gar keine Änderungen in Ihrer Gaststätte, insbesondere keine Preiserhöhungen oder sonstige Änderungen. Für was soll also ein Änderungsprotokoll dann angefordert werden? Wofür hätte er eines ausdrucken sollen, da doch nichts geändert wurde.

Zudem könne der Prüfer sich die aktuelle Programmierung ansehen und feststellen, dass sie immer noch der Erstprogrammierung entspreche. Der Prüfer meint, dass dies nichts beweise, da mittlerweile schon 2 Mal geändert worden sein könne und ggf. extra für die Prüfung auf die ursprünglichen Beträge usw. zurückgesetzt worden sei. Es widerspreche jeglicher Lebenserfahrung, dass seit dem 22.12.16 bis heute keine Preisänderungen eingetreten wären.

Sie argumentieren: Ein Änderungsprotokoll, das bestätigt, dass nichts geändert wurde, gibt es nicht. Der Prüfer bezweifelt, dass keine Änderungen vorgenommen wurden und bittet Sie dies nachzuweisen. Sie halten dagegen: aufgrund der Festschreibung und der Einzelerfassung sei doch ersichtlich, dass sich die Produktpreise nicht geändert hätten. Das genügt dem Betriebsprüfer nicht. Er verweist auf das Urteil des BFH vom 25.03.2015 und meint, dass das Fehlen der Organisationsunterlagen, insbesondere der Ersteinrichtung- oder der Änderungsprotokolle dem Fehlen von Z-Bons  nach der BFH- Entscheidung vom 25.3.2015 (Zeitreihenvergleichsurteil) gleichstehe und damit die Kassenergebnisse nicht auf Vollständigkeit überprüfbar wären. Damit aber wäre das Buchführungsergebnis insgesamt zu verwerfen. Er müsse daher leider die Buchführung verwerfen und schätzen …

Dann hat der Betriebsprüfer über WIN-IDEA ihrer Kassendaten ausgelesen. Er hat nach Belegdaten sortiert und an 62 Tagen ein Kassenminus festgestellt. Dies hat er so macht, dass er sämtliche Kassendaten nach Belegdatum sortiert hat und kommt damit eben an 62 Tagen auf einen Kassenminusbestand. Kassenminusbestände können und dürfen aber natürlich nicht sein. Wo liegt der Fehler?  Aus den Kassenminusbeständen  schlussfolgert der Betriebsprüfer, dass die Kasse nicht ordnungsgemäß gezählt wurde, insbesondere damit nicht die jederzeitige Kassensturzfähigkeit gegeben war und er schlussfolgert weiter, dass weitere Einnahmen Ihnen zugeflossen waren, die Sie aber nicht gebucht haben. Deswegen fiel auf das Kassenminus aus seiner Sicht nicht auf, da mehr Geld in der Kasse war, als gebucht. Damit kam für Sie die Kasse natürlich nicht in ein Minus, was natürlich auch gar nicht sein kann. Da demnach aber offenbar Einnahmeverkürzungen vorkamen, hier also Umsätze im Nachhinein aus seiner Sicht storniert wurden, kam es dann rechnerisch zu einem Kassenminusbestand –  das haben Sie aber nicht gemerkt, weil Sie die Kasse nicht täglich ausgezählt haben und Kassensoll und Kasteist nicht abgeglichen haben und so entlarve sich ihre Hinterziehung….

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Dr. Jörg Burkhard, Rechtsanwalt
Fachanwalt für Steuerrecht und Fachanwalt für Strafrecht
Der Spezialist dem Steuerstrafrecht und bei Betriebsprüfungen.