ordnungsmäßige (Kassen-) Buchführung

ordnungsmäßige (Kassen-) Buchführung

von RA Dr. jur. Jörg Burkhard, Fachanwalt für Steuerrecht und Strafrecht, Wiesbaden

§ 158 AO

Nach § 158 AO sind der Besteuerung die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Eine formell ordnungsmäßige Buchführung hat die Vermutung der sachlichen Richtigkeit für sich (vgl. z.B. Urteil des Bundesfinanzhofs -BFH- vom 22.August 1985 IV R 29-30/84, BFH/NV 1986, 719; BFH-Beschluss vom 13.Juli 2010 V B 121/09, BFH/NV2010, 2015, unter 1-a). Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§146 Abs.1 Satz 1 AO). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen überdies täglich festgehalten werden (§146 Abs. 1 Satz 2 AO). Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein Buchsachverständiger jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (vgl. BFH-Urteil vom 20. September 1989 X R 39/87, BFHE 158, 301, BStBI II 1990, 109, unter 1, m.w.N.). Das Kassenbuch ist wesentlicher Teil der Buchführung, zumal wenn der Steuerpflichtige nach der Art seines Unternehmens vorwiegend Bargeschäfte tätigt (vgl. BFH-Urteil vom 20. Juni 1985 IV R 41/82, BFH/NV 1985, 12). Ergibt die Würdigung des Sachverhalts, dass eine formell ordnungsmäßige Buchführung mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit ganz oder teilweise sachlich unrichtig ist, so kann das Ergebnis dieser Buchführung ganz oder teilweise verworfen werden. 

Die Kasse – Eigenbelege, Kassenbericht, Kassenbuch

Zur elektronischen Kasse gehört zu den zwingend ein Zähl-Protokoll und ein Kassenbuch.Was ist ein Zählprotokoll? Da wird abends nach Kassenschluss die Kasse ausgezählt. Alle Geldmünzen werden nach Sortierung gezählt, ebenso alle Geldscheine. Das wird dann aufgelistet und so die Gesamtsumme des Geldbestandes dokumentiert. Typischerweise   erfasst man hier die einzelnen Stückelungen und dann die Anzahl dieser einzelnen Münzen bzw. Scheine und durch die Addition Münzwert mal Anzahl oder Geldscheinswerk mal Anzahl ergibt sich dann als Zwischensumme der Betrag dieser Stückelung. Danach werden alle Zwischensummen addiert und das ist der Gesamtbetrag, der in der Kasse vorhanden ist. Es gibt Vordrucke, die man sich selbst machen kann oder aus dem Internet ziehen kann und dann per Hand ausfüllen kann. Manchmal werden auch die Stückelungen in Excel Tabellen eingetragen und danach ausgedruckt. Aber Vorsicht: es ist zwar zulässig, Excel als Rechenmaschine zu benutzen. Aber da dies hier ein Teil der Buchführung ist, würde ich jedenfalls empfehlen, unbedingt die handschriftlichen Aufzeichnungen mit aufzubewahren. Dann wird deutlich, dass die Kasse ausgezählt war und man handschriftlich die einzelnen Stückelungen aufgeschrieben hat und danach das ganze nur in Excel eingetippt hat um das einmal schön und sauber zu haben dann aber auch über die Rechenfunktionen hier zugleich den Gesamtbetrag zu haben. Das muss dann aber deutlich werden, dass der Gesamtbetrag nach Auszählung identisch ist mit dem so erstellten Zähl-Protokoll über Excel und auch identisch ist mit dem rechnerischen Kassen ist. Abweichungen müssen jeweils dokumentiert werden. Ein Zählprotokoll sieht typischerweise so aus:

Hartgeld Anzahl Zwischensumme
1 Cent
2 Cent
5 Cent
10 Cent
20 Cent
50 Cent
1,00 €
2,00 €
Geldscheine
5,00 €
10,00 €
20,00 €
50,00 €
100,00 €
200,00 €
500,00 €
Summe:

Sie können das noch ergänzen mit Falschgeld oder Metallplatten o.ä., wenn Sie davon häufiger betroffen sind. Wenn Sie häufig auch andere Währungen einnehmen, bauen Sie ein Zählprotokoll ergänzt mit den Fremdwährungs-Stückelungen. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Restaurant neben einer US-amerikanischen Armeekaserne und fast jeder 2. Barzahler zahlt in US-Dollar, so dass Sie auch einen entsprechenden Umrechnungskurs auf einer Tafel offerieren. Da hilft es nicht, nur die Euros zu zählen … da müssen natürlich auch die US-Dollar gezählt werden. Das muss sich im Zählprotokoll dann Wiederspiegeln – und in der Kassenprogrammierung bei der Zahlungswegen natürlich auch.

Zur offenen Ladenkasse, die immer noch zulässig ist, gehört zwingend die retrograde Erlösermittlung durch einen Kassenbericht. So verlangt das jedenfalls die Finanzverwaltung. Ob man tatsächlich jede offene Ladenkasse retrograd ermitteln muss, auch wenn hier kein Anfangsbestand vorhanden ist und keine Entnahmen und Einlagen erfolgen und auch keine Bar- Bezahlungen von Eingangsrechnungen erfolgen, kann man sicherlich diskutieren, da einfach dann progressiv die Summe des Geldes zu zählen sein kann. Aber Vorsicht: die Finanzverwaltung verlangt den Kassenbericht, der nun einmal retrograde aufgebaut ist. Damit wird der Kassenbestand ausgezählt und dann Einlagen abgezogen, Entnahmen hinzu gezählt und bar bezahlte Eingangsrechnungen ebenfalls hinzu gezählt sowie ein Anfangsbestand abgezogen. Bedenken Sie hier natürlich wie auch bei der elektronischen Ladenkasse, das mit jedem Öffnen der Kasse und in jedem Geldbewegungsvorgang auch ein Beleg in die Kasse wandern muss. Soweit das keine Fremdbelege sind, müssen das eigenwillige sein, also für den Anfangsbestand, für den Geld Transit und für die Einlagen und Entnahmen. Für bar bezahlte Eingangsrechnungen ist der fremd Beleg vorhanden, der ebenfalls in die Kasse gehört. Für den Geldtransit in den Tresor oder zur Bank oder vom Tresor muss natürlich ebenfalls ein Eigenbeleg geschrieben werden.

Tresore als Kassen

Beachten Sie, das nach Auffassung der Finanzverwaltung auch der Tresor und der Münzautomat Kassen sind. Wenn Sie also einen Schlüssel zur Leerung der Automaten haben, die selbst kein eigenes Geldzählwerk haben, sind das nicht elektronische aber offene Ladenkassen, die sie dann natürlich zählen müssen. So ist der Münzstaubsauger bei der Tankstelle oder der Geldwechsler am SB-Autowasch-Center genauso eine offene Ladenkasse wie der Kaugummiautomat oder der Kondom-Automat. Prüfen Sie also, wo sie überall Geld haben. Alles das sind nach Auffassung der Finanzverwaltung Kassen. Bei der Bedienung im Restaurant ist das etwas anders: selbst wenn das Portmonee dem Inhaber gehört, ist meist der Inhalt der Bedienung gehörend: es ist ihr Wechselgeld und ihr Trinkgeld, was in diesem Portmonee enthalten ist und sie rechnet dann über den Kellnerbon (X-Bon) mit dem Unternehmer die von ihr für ihn eingenommenen Beträge ab.

Bedenken Sie weiter, dass die offene Ladenkasse normalerweise kein Zählprotokoll benötigt. Ist der Bar-Inhalt jedoch sehr groß (zB Gebrauchtwagen-Autohändler mit hohen Bar-Umsätzen oder Tresorkasse), erwartet der Prüfer auch hier ein Zählprotokoll, da man anders schwerlich große Summen vernünftig zählen kann.

Trennung der Zahlungswege

Trennen Sie in der Kasse stets bare und unbare Zahlungsweisen. Eine unbare Zahlungsweise (EC, Kreditkarte) gehört in die Bank und gehört   nicht in die Kasse. Also richten Sie Ihre Kasse so ein, das man bare und unbare Zahlungsweisen leicht trennen kann, sodass im Falle einer Kassennachschau und eines Kassensturzes sie dann sofort aus der Kasse ersehen, was hier das rechnerische Soll ist und Sie dieses ganz leicht mit dem Ist-Bestand abgleichen können. Dies erleichtert dann auch den täglichen selbst vorzunehmenden erforderlichen Kassensturz. Beim Kassensturz wird der rechnerische Sollstand der Kasse (was also in der Kasse nach den Buchungen sein sollte) mit den tatsächlichen Ist -Bestand (was tatsächlich in der Kasse drinnen ist) abgeglichen. Bei Differenzen werden diese aufgeschrieben und nur der Ist-Stand als Einnahmen gebucht. Ist der rechnerische Sollstand höhe, wird der Verlust vermerkt. Ist der Sollstand tiefer, ist diese Differenz ein außerordentlicher  Ertrag und zu erfassen und zu versteuern. Einfach einstecken und für sich behalten geht nicht. So entsteht ein 4-Augenprinzip und die täglichen gebuchten Einnahmen werden so mit dem real vorhandenen Geld als Einnahme abgeglichen.

Erhebliche Kassendifferenzen

Dass die Kasse immer stimmt, ist eher ungewöhnlich. Deswegen sind auch kleinere Differenz (einige Cent oder wenige Euro)beim Erscheinen eines Kassennachschauers unproblematisch. Er wird dann aber in ein paar Tagen vorbeischauen und prüfen, ob nun die Kasse stimmt.

Sollten allerdings etwa morgens kurz nach Öffnung des Lokals mehrere 1.000 EUR Differenz zwischen Soll und Ist vorhanden sein, könnte dies für den Kassen auch schon Anlass sein, gleich zur Betriebsprüfung überzugehen und sich insgesamt von der Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung zu überzeugen. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein über-oder Unter- Bestand vorhanden ist. Die Kasse sollte immer stimmen. Große Differenzen müssen natürlich sofort aufgeklärt werden und sollten auch dokumentiert werden. Darüber hinaus sollte jede Kassendifferenz dokumentiert werden und bei kassieren, bei denen häufiger Kassendifferenzen vorkommen, stellt sich die Frage, ob die für den Posten geeignet sind oder ob sie zuverlässig sind. In beiden Fällen müssen Sie überlegen, ob dies der richtige Mann/Frau am richtigen Platz ist. Auch hier sollten Sie im eigenen Interesse für die BP Auffälligkeiten und Personalwechsel, soweit dies Grund für Kostendifferenzen sein könnte, dokumentieren. Denn wenn in 3 Jahren von der BP Fragen hierzu kommen, ist es sinnvoll, wenn hier entsprechende Nachweise schon gleich in der Buchführung hängen. Natürlich würde jeder einen zerstreuten Kassierer/Kassiererin oder eine unzuverlässige Kraft in dieser Position auswechseln.

Führung von Büchern und Aufzeichnungen 

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe. Dies gilt auch für Bareinnahmen, der Umstand der sofortigen Bezahlung rechtfertigt keine Ausnahme von diesem Grundsatz (BFH vom 26.02.2004 Xl R 25/02). Gem. § 145 Abs. 1 S. 2 AO müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Dazu gehört, dass der einzelne Kassenvorfall über die Eingabe ins System über den saldierten Tagesabschluss bis hin in die Finanzbuchführung sowohl progressiv, als auch retrograd überprüft werden können. Gem. § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen müssen gem. § 146 Abs. 1 S. 2 AO öffnungs-täglich festgehalten werden. Gem. § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung oder eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO), vgl. BMF-Schreiben vom 26.11.2010 zur „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften”, sowie das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”. Bei ausgetauschten Kassen entsteht häufig das Problem, dass Steuerpflichtige ihre Altkassen wegwerfen, entsorgen, bei eBay verkaufen oder an den Kassenaufsteller in Zahlung geben und damit für die älteren Jahre, soweit hier noch nicht die Zehnjahresfrist abgelaufen ist, die damals genutzte Originalkasse nicht mehr zur Verfügung haben. Und diejenigen, die ihre alten Kassen aufheben, stellen sie häufig nur trocken in den Keller ohne sie immer mal wieder an den Strom zu hängen. Hier besteht das Problem, dass selbst Unterbrechung freie Stromversorgung und Batterien irgendwann Leerlaufen und eine Tiefentladung erfolgt, sodass die Kassen möglicherweise dann auch nicht mehr reanimiert wahr sind. Zentrales Problem für die Kassennutzer ist es also, auch die ausgewechselten Kassen 1. aufzubewahren und 2. lauffähig zu halten, was natürlich eine ständige Überwachung ständige Instandhaltung voraussetzt. Selbst wenn also hier alles ordnungsgemäß gemacht wurde, kann es zu erheblichen Problemen führen, wenn die Altkassen entweder nicht aufbewahrt wurden oder aber nicht immer wieder mal an den Strom angeschlossen wurden bzw. gewartet wurden, sodass sie dann im Prüfungsfalle nicht mehr funktionieren. Bei den mithilfe einer PC-Kasse einzeln aufgezeichneten Bareinnahmen handelt es sich um Grundaufzeichnungen im Sinne des §147 Abs.1 Nr.1 AO. Vorlagepflichtig sind Kasseneinzeldaten, welche die Grundaufzeichnungen der Umsätze darstellen. 

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