Die Kasse muss täglich gemacht werden. Dies bedeutet, dass öffnungstäglich ein Kassenabschluss gemacht werden muss. Dies gilt natürlich für die offene Ladenkasse genauso wie für die elektronische Kasse. Dabei sind natürlich alle Einnahmen vollständig zu erfassen.  Aber auch alle Ausgaben. Kurzum: jede Kassenbewegung ist zu dokumentieren.  Die Kasse ist zu zählen und der Z-Bon der elektronischen Kasse ist bei den Einnahmen ins Kassenbuch einzutragen bzw. dazuzuhalten und die Ausgaben in die Ausgabenspalte einzutragen und die Belege nummeriert und geordnet dazuzuhalten. Ob das Kassenbuch ein Buch ist oder eine fortlaufend nummerierte und mit Datum beschriftete Loseblattsammlung spielt dabei keine Rolle. Bei der offenen Ladenkasse ist der Kassenbericht zu erstellen und retrograd der Tagesumsatz zu errechnen. Bei beiden Kassenabschlüssen muss die Kasse ausgezählt werden und dies muss später dem Finanzamt nachgewiesen werden können. Das FA akzeptiert dabei ein Zählprotokoll, wobei dies nichts anderes als ein Eigenbeleg ist. Wenn nichts da ist, was die Auszählung beweist, könnte das FA die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung beanstanden, weil die Kasse nicht nur rechnerisch geführt werden darf, sondern täglich gezählt werden muss. Das ist quasi die Vollständigkeitskontrolle zu der elektronischen Addition der Umsätze, denn – so der Gedanke- es müssten versehentlich vergessene Einnahmen auffallen wenn der Kassen-Ist-Bestand vom rechnerischen Sollbestand abweicht. So gesehen ist das Auszählen die Kontrolle, ob alles moniert wurde, oder ob nicht etwa ein Umsatz vergessen wurde oder man sich versehentlich vertipp hat, also etwa statt des Umsatz für die Dauerwelle statt 100 € nur versehentlich nur 10 € als Umsatz getippt hat – was dann abends auffallen müsste, wenn 90 € mehr drin sind, als rechnerisch sich aus den monierten Umsätzen ergibt.

Damit sind aber auch Privatentnahmen genauso wie Privateinlagen bei der offenen Ladenkasse wie bei der elektronischen Kasse zu erfassen. Auch alle Besonderheiten, die an diesem Tag vorgefallen sind, sind zu dokumentieren. Dies sind beispielsweise Stornos, Trainingskellner, gegebenenfalls Ausfälle der Kasse oder Reparaturen an ihr.  Dies gilt erst mal so grundsätzlich gleichermaßen für die offene Ladenkasse wie für die elektronische Ladenkasse, wobei die offene Ladenkasse Stornos, Trainees nicht ausweisen kann und technische Ausfälle es bei ihr nicht gibt. Denn die offene Ladenkasse ist mir ein Sammelbehältnis für Geld, also eine Schublade eine Metall- oder Holzkassette, ein Portemonnaie o.ä.. Schauen wir uns jetzt erst einmal die elektronische Ladenkasse (PC-Kasse) genauer an: durch das permanente Bonieren der Umsätze werden die Tagesumsätze elektronisch in chronologischer Reihenfolge erfasst. Die Kasse muss nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 alle Umsätze festschreiben, sodass kein einziger Umsatz mehr nachträglich unkenntlich gelöscht werden kann. Damit sind nach den Vorstellungen des BMF alle Kassenvorgänge sofort festgeschrieben und auch bei einem sofort Storno, was natürlich zulässig ist, wird der Umsatz storniert, dies aber als Storno in derselben Sekunde festgehalten. Auf dem zusammenfassenden Bon wird dann bei Kassenabschluss die Anzahl der Stornos und die Gesamtsumme der Stornos gesondert ausgewiesen.

Auf dem zusammenfassenden Bon  sieht man dann also auf den ersten Blick die Gesamtumsätze des Tages aber auch alle Stornos und zwar einmal zahlenmäßig, wie viele Stornos das waren und zum anderen betragsmäßig was die Stornos also insgesamt ausmachten. Hält sich das alles im Rahmen, ist das für den Prüfer auch völlig unproblematisch. Da alle Vorgänge zeitgerecht mitgeschrieben sind, könnte der Prüfer auch bei den Stornos überprüfen, zu welcher Uhrzeit sie vorgefallen sind. Sieht er dann beispielsweise um 18:47 Uhr eine Bestellung, die um 18:48 Uhr storniert wird, ist das vermutlich ein Kundenwunsch gewesen, der sich um Entschiedenheit und etwa das bestellte Bier doch nicht wollte und dafür vielleicht lieber eine Cola oder etwas anderes bestellt hat. Befinden wir uns im Handel, könnte es auch sein, dass isoliert ein Storno auftaucht, der Kauf aber vielleicht einige Tage schon zurückliegt. Hier verlangt der Handel regelmäßig den Kaufbeleg, damit unter Bezugnahme auf den Kaufbeleg der betreffende Umsatz reduziert werden kann. Damit sieht der Handel auch, ob die Ware schon reduziert verkauft wurde oder ob sie wirklich in dem Geschäft gekauft wurde, in dem der Storno erbeten wird. Steuerrechtlich lässt sich über den ursprünglichen Kaufbeleg dann genau nachvollziehen, welche Ware wann verkauft wurde und wann sie wieder zurückgenommen wurde, dem Stornowunsch des Kunden also nachgegangen wurde. Aus Sicht der BP sind problematisch die nach-oder Nacht Stornos, also beispielsweise in der Gaststätte nach Geschäftsschluss um 24 Uhr die Stornierung zahlreicher Tische etwa um 1:00 Uhr nachts. Da fragt sich natürlich der Betriebsprüfer, warum dann, nach dem alle Gäste gegangen sind, dann reihenweise die größeren Tische storniert werden. Wenn also auf dem Z-Bon  17 Stornos  zahlenmäßig aufgelistet sind, ist das vielleicht bei mehreren Bedienungen noch hinnehmbar. Wenn die Gesamtsumme der Stornos aber 746 € beträgt, wird sich der Prüfer die Stornos wahrscheinlich genauer anschauen und vor allem auch die Zeitschiene, wann storniert wurde. Die kleineren Beträge, also die 2,50 €, die vier Euro und die 7,90 € und die 6,50 € usw. über den ganzen Geschäftstag verteilt, die vermutlich sofort Stornos waren, wird er als unproblematisch und üblich annehmen. Auffällig sind dann die Stornos nach Geschäftsschluss, also der eine Tisch, der um 0:56 Uhr mit einem Gegenwert von 210 € storniert wurde, der andere Tisch, der ebenfalls um 0:56 Uhr mit 175 € storniert wurde und der Tisch, der um 0:57 Uhr mit 219 € storniert wurde und der weitere Tisch, der ebenfalls um 0:57 Uhr mit 98 € storniert wurde. Diese nach-oder Nacht Stornos, die sich bei einem üblichen und normalen Geschäftsgang nicht erklären lassen, sind möglicherweise die illegalen Umsatzreduzierungen, die den Prüfer veranlassen, nicht nur ein Steuerstrafverfahren zu eröffnen, sondern auch die Buchführung zu verwerfen und davon auszugehen, dass hier Einnahmen rechtswidrig verkürzt wurden. Denn diese 702 € Gesamtstorno lassen sich nicht nachvollziehen. Aus Sicht des Betriebsprüfers sind hier die besonders umsatzstarken Tische storniert wurden, um den Gesamtumsatz zu reduzieren. In diesem Beispiel wären also die 44 € kleineren Stornos verteilt über den ganzen Tag völlig unproblematisch und würden akzeptiert werden. Man würde anhand des mitgeschriebenen Journals die einzelnen Stornierungen nachvollziehen. Entweder ist die Bestellung und die Stornierung ganz dicht zeitlich verknüpft, sodass sich entweder der Kunde um entschieden hat oder die Bedienung sich einfach nur vertippt hat. Bei den Stornos, die vielleicht eine halbe Stunde bis anderthalb Stunden auseinanderliegen, könnte der Fehler darin liegen, dass bei der Abrechnung auffiel, dass ein bestimmtes Produkt, das auf den Tisch versehentlich gebucht wurde, gar nicht von diesem Kunden konsumiert wurde. Dann müsste richtigerweise mit der Stornierung der Ware an diesem Tisch im Rahmen des Bezahlvorgangs auch die Abrechnung des Tisches zeitnah erfolgt sein und das offensichtlich falsch gebuchte Getränk oder die falsch gebuchte Speise müsste dann eigentlich kurzfristig danach auf einen anderen Tisch gebucht werden – soweit jedenfalls der Kunde noch nicht gegangen ist und bei ihm versehentlich dies dann nicht abkassiert wurde. Kurzum: über das Journal lässt sich jede Stornierung erklären – mit Ausnahme der auffälligen nach-oder Nacht Stornos. Für diese gibt es natürlich keine Erklärung. Damit alle Gäste gegangen sind und die letzten Mitarbeiter lüften, wischen, säubern, das Lokal aufräumen und der Inhaber den Kassensturz macht, lässt sich natürlich nicht nachvollziehen, warum jetzt Stornos vor fallen sollen. Sollten tatsächlich Kunden zurückgekommen sein und sich über das schlechte Essen beschwert haben und dann ihr Geld zurückbekommen haben? Wohl kaum. Es lässt sich nicht erklären, wenn über den ganzen Abend der Tischnummer 17 eine umfangreiche Zeche machte und zum Schluss gegen 22:50 Uhr der Tisch bezahlt wurde und die Rechnung 210 € betrug, warum dann um 0:56 Uhr diese Rechnung storniert wird. Genauso verhält es sich mit den anderen Tischen  und den dortigen Stornos. Wie lässt sich erklären, dass der Tisch Nummer 4 mit einem Umsatz von 98 €, der von der Kellnerin um 21:38 Uhr kassiert wurde, um 0:57 Uhr storniert wird?  wenn der Betriebsprüfer also solche Stornos findet, die er sich nicht erklären kann, spricht das aus seiner Sicht für eine Kassenmanipulation, nämlich eine rechtswidrige Reduzierung der Einnahmen und Umsätze. Er wird dies sicherlich bei nächster Gelegenheit im Finanzamt mit seinem Chef und der Bußgeld und Strafsachenstelle besprechen. Möglicherweise beendet er sogar an dieser Stelle unter einem Vorwand die Prüfung und meint, er würde dann in den nächsten Tagen wiederkommen. Wenn er dann nicht kommt und bei einem Anruf, wo er denn bleibe, sich verleugnen lässt oder meint, er müsse dringend auf ein Seminar oder ein anderer Fall wäre vorzuziehen und er würde sich wieder melden, oder wenn seine Kollegin nur ausrichten lässt, er sei erkrankt und würde sich bei Gelegenheit wieder melden, wenn die Prüfung  fortgesetzt wird, bedeutet dies, dass die Steuerfahndung demnächst vorbeikommt. Dann wird tatsächlich die Prüfung fortgesetzt – allerdings nicht mehr so wie bislang, sondern dergestalt, dass alle Unterlagen beschlagnahmt werden, die Kasse komplett ausgelesen wird oder notfalls mitgenommen wird und an Amtsstelle ausgelesen wird und dann natürlich versucht wird zu ermitteln, wie viel Umsatz hier rechtswidrig  storniert wurde. In diesem Fall findet nicht mehr die Betriebsprüfung beim Steuerpflichtigen oder beim Steuerberater statt, sondern es wird alles mitgenommen, was irgendwie für das weitere Verfahren Beweis relevant sein könnte. Im wesentlichen sind das heute die elektronischen Daten der Kasse, Handydaten und andere PC Daten und natürlich alle Buchhaltungsordner und herumliegende Sticks  Und andere Speichermedien. Natürlich auch externe Festplatten und CDs werden mitgenommen. Vielleicht sind ja irgendwo auch Hochrechnungen enthalten, was der Steuerpflichtige so alles verkürzt hat oder wo er die Gelder angelegt hat oder vielleicht gibt es sogar noch originäre Kassendaten vor den manipulativen Löschungen. Möglicherweise gibt es sogar auf dem Handy auch interessante Chats mit etwa einem Kassenaufsteller über Manipulationsmöglichkeiten oder mit einem guten Freund über das, was man so alles machte ….

Nach der Durchsuchung bzw. Beschlagnahme aller Unterlagen und elektronischer Medien spürt der Steuerpflichtige erst mal nichts mehr und freut sich, wenn er etwa nach einer Woche die elektronischen Medien zurückbekommen hat. Normalerweise sind nur die Daten potenziell Beweis geeignet, sodass die Hardware eigentlich nach der Spiegelung der Daten zurückgegeben werden kann. Manchmal aber auch lässt sich die Steuerfahndung sehr viel Zeit hierfür bzw. denkt gar nicht daran, dass der Steuerpflichtige die Hardware für den weiteren Betrieb seines Geschäfts wieder braucht. Manche Steuerpflichtigen schaffen sich dann neue Kassen, neue Handys neue PCs an,  Damit sie weiter arbeiten können. Eigentlich sollte das nicht nötig sein. Eigentlich sollten die Geräte dann alsbald nach der Spiegelung wieder zurückgegeben werden. Dann scheint sich nichts mehr zu tun. Wochen, Monate vergehen, ohne dass der Steuerpflichtige etwas von der Steuerfahndung oder den Betriebsprüfer hört. Aber keine Angst: er ist nicht in Vergessenheit geraten. Irgendwann kommt dann die Vorladung zur verantwortlichen Vernehmung durch die Bußgeld und Strafsachenstelle. Irgendwann kommt dann der steuerstrafrechtliche Bericht mit den Schätzungen und den Mehrergebnissen. Spätestens dann weiß der Steuerpflichtige, dass er besser in der Zwischenzeit schon eine vernünftige Verteidigung vorbereitet hätte …

Fragen hierzu? Oder ähnliche Probleme? Oder Sie sind auch hiervon so oder so ähnlich betroffen und brauchen einen guten Verteidiger? Dann rufen Sie an! Dr. Jörg Burkhard,  Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht und Strafrecht, der Vollprofi in Betriebsprüfungen und Steuerfahndungsprüfungen: 0611– 890910