Hohe Kassenbestände – eine Auffälligkeit für die Betriebsprüfung
Hohe Kassenbestände als Indiz für Vermeidung von Kassenminusbeständen
Hohe Kassenbestände sind bei der Betriebsprüfung häufig ein Problem. Der Prüfer vermutet, dass diese hohen Kassenbestände nicht echt sind, sondern hier lediglich Privateinlagen eingebucht sind, damit die Kasse nicht negativ wird. Denn negative Kassenbestände gibt es natürlich nicht. Wenn aber die Kasse nicht stimmt und Gelder daraus entnommen werden, fällt sie natürlich tatsächlich nicht ins Minus, weil sie mehr beinhaltet, als tatsächlich rechnerisch gebucht.
Negative Kassebestände vermeiden
Um hier eine negative Kasse zu vermeiden, so die Auffassung der Betriebsprüfung, wird der Kunstgriff buchhalterischer vorgenommen, dass hier private Einlagen eingebucht werden. Das führt dann zu grundsätzlich viel zu hohen Beständen, die aber dann an den Tagen, an denen die Ausgaben oder Privatentnahmen erfolgten, die Kasse retten, nämlich nicht ins Soll fallen lassen (so auch FG das Saarlandes vom 24.9.2003, 1 K 246/00, EFG 2003, 1750).
Das Finanzgericht des Saarlandes führte in diesem Urteil aus:
„2. Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Kassenführung. Nach ständiger Rechtsprechung erfordert eine ordnungsmäßige Buchführung, dass sämtliche Geschäftsvorfälle nach der zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Die zeitgerechte Verbuchung der Geschäftsvorfälle und eine ordnungsmäßige Kassenführung sind bei Betrieben mit einem hohen Anteil an Bareinnahmen in der Regel entscheidende Grundlagen einer kaufmännischen Buchführung. Mängel auf diesem Gebiet nehmen der Buchführung im Allgemeinen die Ordnungsmäßigkeit. Eine ordnungsmäßige Kassenführung erfordert, dass die Kasseneingänge und -ausgänge – soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls – in einem Kassenbuch derart aufgezeichnet werden, dass es jederzeit möglich ist, den Sollbestand nach dem Kassenbuch mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse auf die Richtigkeit nachzuprüfen („Kassensturzfähigkeit“ der Aufzeichnungen). Die Kassensturzfähigkeit ist zum einen dadurch herzustellen, dass jeder Bargeldgeschäftsvorfall einzeln aufgezeichnet und die Belege den Kassenunterlagen beigefügt werden. In einem solchen Falle ist es zwar nicht erforderlich, dass der Kassenbestand täglich ermittelt wird; es müssen, aber die Ursprungsaufzeichnungen über die Einnahmen aufbewahrt werden. Anders liegt es dagegen, wenn die Bareinnahmen eines Tages („Tageslosung“) durch einen sogenannten „Kassenbericht“ ermittelt werden. Die Tageseinnahmen werden im Fall des Kassenberichtes nicht dadurch festgehalten, dass jeder einzelne Zahlungsvorgang unmittelbar aufgezeichnet wird, sondern sie werden durch den Abgleich von Kassenanfangs- und Kassenendbestand unter Hinzurechnung der aus der Kasse geleisteten Zahlungen rechnerisch ermittelt. Beim Kassenbericht ist die tägliche Feststellung des Kassenbestands somit für die Berechnung der Tageslosung und damit für eine ordnungsgemäße Kassenführung unentbehrlich (BFH vom 1. Oktober 1969 I R 73/66, BStBl. II 1970, 45, 47 m.w.N.). Wird die Kasse in Form eines Kassenberichtes geführt, dann ist die Aufbewahrung der Ursprungsaufzeichnungen über die Bargeschäfte nicht erforderlich, wenn deren Inhalt unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse „in das in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte geführte Kassenbuch“ übertragen wird. Es geht hierbei um Fälle, in denen der Steuerpflichtige seine Tageseinnahmen durch Auszählen ermittelt und auf einem Zettel notiert, die Zettel, denen nur eine Transportfunktion (zwischen dem im Erdgeschoss gelegenen Ladenlokal und der im ersten Obergeschoss befindlichen Wohnung) zugekommen ist, aber nach der Eintragung ins Kassenbuch nicht aufgehoben hat (BFH vom 7. Juli 1977 IV 205/72, BStBl. II 1978, 307, 308 m.w.N.). Beim Kassenbericht müssen also die Einnahmenaufzeichnungen, die in einer Notiz über das Ergebnis der täglichen rechnerischen Feststellung der Tageseinnahmen bestehen, nicht aufgehoben werden; es muss aber eine tägliche Feststellung des Kassenbestandes erfolgen.“
Quelle: FG des Saarlandes, Urteil v. 24.9.2003- 1 K 246/00-
Das FG im dort entschiedenen Fall dann wörtlich weiter:
„In der Spalte „Bestand“ finden sich Eintragungen der Steuerberatung, die mit Bleistift vorgenommen worden sind. Die Steuerberatung hat dort rein rechnerisch die Endbestände für jedes Blatt des Kassenbuches nach dem Schema:
Anfangsbestand
+ Einnahmen
– Ausgaben
= Endbestand
ermittelt. Jedes Blatt erfasst die Kassenvorgänge von ca. 10 Tagen. Der Endbestand, der sich am Ende des Formblattes „Kasse“ unter der Bezeichnung „Gesamt“ findet, ist also kein durch Zählen des Kasseninhaltes ermittelter, sondern ein rechnerisch ermittelter Wert.“
Quelle: FG des Saarlandes, Urteil v. 24.9.2003- 1 K 246/00-
Kasse muss täglich gezählt werden
Die Kasse muss also täglich gezählt werden. Dies muss für die Betriebsprüfung und das Gericht dokumentiert werden. Die bloße Behauptung, der Unternehmer habe gezählt, genügt da nicht. Am sichersten ist da die Verwendung eines Zählprotokolls, das quasi als Eigenbeleg das Auszählen beweist und von der Finanzverwaltung als Nachweis für das Zählen akzeptiert wird, wobei das Zählprotokoll theoretisch natürlich auch nacherstellt und ein Fake sein kann.
Unveränderbarkeit der Einträge – kein Bleistift
Und Bleistifteinträge gehen natürlich gar nicht in der Buchhaltung: sie widersprechen der Pepetuierungspflicht, also dem Gebot der Festschreibung, der Unveränderbarkeit der Eintragungen.
Hohe Kassenbestände Indiz für nur rechnerisch geführte Kasse
Hohe Kassenbestände sind daher für die Betriebsprüfung regelmäßig ein Anhaltspunkt dafür, dass die Kasse nur rechnerisch geführt wurde und eben nicht tatsächlich ausgezählt wurde. Die hohen Kassenbestände können auch darauf hindeuten, dass Privatentnahmen oder Betriebsausgaben nicht oder nicht in der zutreffenden Höhe gebucht wurden. Möglicherweise sind auch nicht alle Einnahmen erfasst oder Geldtransit zwischen mehreren Kassen und der Bank oder dem Haupttresor stimmt nicht.
Kassensturzfähigkeit
Betriebsprüfer bestreiten hier regelmäßig, dass ein Kassensturz durchgeführt wurde und ein Abgleich mit dem Soll und dem ist erfolgte. Dass die Kassen rechnerisch geführt wurde, widerspricht der ordnungsmäßigen Kassenführung, da die Kasse jeden Tag gezählt werden muss. Eine nur rechnerisch geführte Kasse daher nicht ordnungsgemäß geführt.
Sie kann deswegen verworfen werden. Damit ist der Weg zu Schätzungen frei. Was sind nun aber hohe Kassenbestände? Das hängt natürlich von der Art und Weise des Betriebes ab. Bei einem Gebrauchtwagen-Autohändler wird der Kassenbestand möglicherweise ein höherer sein, als bei einer Gaststätte.
Schauen wir uns das mal im Detail an:
Beispiel 1:
Die elektronische Ladenkasse
Der Gastronom nimmt zwischen 1.800-3.500 EUR täglich ein. Er hat morgens 200 EUR Wechselgeld. Der Prüfer geht davon aus, dass das nicht benötigte Geld entweder in einen Haupttresor abends verbracht wird oder zur Bank. Ist also jeden Tag eine Einzahlung bei der Bank auf den Konten zu sehen, geht der Prüfer davon aus, dass der Kassenbestand abzüglich 200 EUR Wechselgeld täglich bei der Bank eingezahlt wird. Extrem auffällig wäre hier, wenn die Tageserlöse stets auf glatte Euro lauten würden und trotz der Aussage, dass der Wechselgeldbestand morgens nur 200 EUR betragen soll, stets nur glatte hunderter-Beträge von 1.600-3.300 EUR bei der Bank eingezahlt werden.
Richtigerweise muss natürlich auch das Kleingeld mitgezählt werden, jeder Cent zählt.
Ist also die Tageseinnahme 3.369,70 EUR, ist die Frage, wie hier die Kasse aussieht. Sie muss gezählt worden sein und es muss festgestellt sein, ob nach dem rechnerischen Umsatz von 3.369,70 EUR auch dieser Betrag in der Kasse tatsächlich enthalten ist.
Entsprechend muss die Kasse gezählt worden sein. Einzelne Protokoll braucht zwar die elektronische Kasse nicht unbedingt, es muss aber das Zählen nachgewiesen sein. Am einfachsten ist es hier natürlich einzeln Protokoll auszufüllen. Aber es könnte auch ein elektronisches Zellprotokoll von einem Münzzählgerät oder einem Schein-Geld Zählgerät, dass der Gastronom angeschafft hat, hier ausgedruckt beiliegen. Auch andere Nachweise, dass gezählt werden, etwa Vermerke auf der Rückseite des Zeitpunkts, genügen natürlich.
Es muss nur für den Prüfer ersichtlich sein, dass der Gastwirt tatsächlich gezählt hat.
Wenn also genau 200 EUR Geld am nächsten Tag vorhanden sind, müssten 3169,70 EUR bei der Bank eingezahlt werden. Wenn nur 3.100 EUR bei der Bank eingezahlt werden, stellt sich die Frage, was mit den 69,70 EUR ist.
Ist der Wechselgeldbestand eben nicht so glatt, wie angegeben, gehen also zum Beispiel 3.150 EUR an die Bank und verbleiben 219,70 EUR als Wechselgeld bestand, so muss dies dokumentiert werden. Dann scheint aber die Kasse jedenfalls zustimmen. Der Geldtransit und der Wechselgeldbestand für den nächsten Tag müssen also sorgfältig erfasst sein, damit der Prüfer der Kasse Glauben schenken kann. Würde nun in einem solchen Restaurant der Tagesumsatz nicht zur Bank gebracht werden, müsste er in einen Tresor gebracht werden. Denn das Geld bleibt natürlich nicht in der Kasse liegen und erst recht nicht über Nacht.
Denn wenn eingebrochen werden würde, wäre das ganze Geld weg.
Soweit also hier ein Tresor zwischengeschaltet ist, müsste der Geld Transit zum Tresor vermerkt werden. Der Tresor übrigens ist auch eine Kasse, nämlich eine Tresorkasse und muss dann genauso gezählt werden. Da der Tresor keine elektronische Kasse ist, ist er eine offener Ladenkasse.
Hier müssen also Kassenberichte täglich gefertigt werden und der Tresorinhalt täglich gezählt und festgehalten werden, ebenso die Zu- und Abgänge. Das führt uns zum nächsten Beispiel:
Beispiel 2:
Die Tresorkasse
Der Tresor ist eine offene Ladenkasse und hier muss täglich wie bei jeder anderen Kasse auch der Kassenbestand gezählt werden. Hier müssen Kassenberichte geschrieben werden. Sie starten mit dem ausgetretenen Ergebnis und dann wird retrograd die Tageslosung ermittelt:
Der Anfangsbestand wird abgezogen, Privatentnahmen hinzugerechnet und ebenso eventuelle Betriebsausgaben oder ein kill Transit zur Bank. Abgezogen wird die Privateinlage, soweit sie erfolgt wäre. Sinnvollerweise werden für den Anfangsbestand oder Privatentnahmen oder Privateinlagen kleine Kontrollzettelchen zugelegt. Die Differenz muss die Tageslosung sein, also die zu Speisung aus der Kasse.
Im obigen Beispiel 1 müssten also die 3150 EUR als Zuführung noch erfasst werden und damit eine Differenz von null rechnerisch herauskommen. Denn wenn keine weiteren Vorgänge zu erfassen wären, wäre der Anfangsbestand vom Vortrag plus der Zugang des Übertrages aus der elektronischen Kasse auch der Endbestand, sodass keine weiteren Differenzen sich ergeben.
Man könnte hier, da die Tresorkasse keine Außenumsätze hat, auch dazu übergehen, einfach nur die täglichen Zuführungen aus der elektronischen Kasse zu erfassen und zu vermerken, dass das so gezieltes und stimmt. Auf die hier dargestellte retrograde Ermittlung der Tageslosung wird man daher wohl verzichten können, weil diese Tresorkasse keine Umsätze mit Kunden beinhaltet. Lege artis (vorschriftsmäßig) wäre aber bei einer offenen Ladenkasse die retrograde Ermittlung wie dargestellt.
Erwarteter Geldtransit zur Hausbank
Hier wird der Prüfer sich überlegen, wie weit die Hausbank von dem Ladenlokal entfernt ist und welchen Umstand es macht, das Geld dorthin zu bringen. Auch wird der Prüfer hinterfragen, ob Kredite bei der Bank laufen oder ob das Konto im Soll ist und dadurch Überziehungszinsen entstehen und ob es vernünftig wäre, das Geld zur Bank zu bringen oder nicht.
Ist das Bankkonto im Haben und laufen keine Kredite, die durch die rasche Einzahlung dieser Umsätze reduziert werden könnten, kurzum:
ist es gleichgültig, ob das Geld im Tresor oder bei der Bank, wird man verstehen können, wenn der Gastwirt nur einmal in der Woche oder noch seltener zur Bank fährt und das Geld dort einzahlt. Es hängt also etwas von den Umständen des Einzelfalles ab. Da es bei der Bank derzeit zumindest auch keine Zinsen auf sich einleiten gibt, wird es kein sachlich vernünftiges Argument geben, dass man rasch die Erlöse bei der Bank einzahlt. Dann wird man nichts dagegen einwenden können, wenn hier größere Summen im Tresor auflaufen.
Wäre kein Tresor dazwischengeschaltet, wäre es allerdings überraschend, wenn der Gastwirt 10.000, 15.000 oder 20.000 EUR in seiner Kasse ansammelt. Das dürfte er zwar. Das wäre nicht verboten.
Aber: das führt natürlich zu sehr viel Umstand: denn jeden Tag muss die Kasse gezählt werden und dann müsste der Gastwirt diese 10.000,15 1000 oder 20.000 EUR mitzählen. Es gebe ja keine Abschöpfung an die Bank oder an den Tresor. Damit müsste die Kasse rechnerisch einen Bestand eben von diesen 10.000,15 1000 oder 20.000 EUR ausweisen und das müsste jeweils mitgezählt werden und die Differenz zwischen Anfangsbestand und Endbestand wäre dann der Tagesumsatz.
Mit jedem Tag, an dem die Kasse also nicht abgeschöpft wird und das Geld nicht zur Bank gebracht wird, würde also der Anfangsbestand jeweils um den Vortageserlös erhöht und das müsste alles abends wieder mitgezählt werden.
Das geht natürlich. Aber sie müssen daran denken, dass dies natürlich alles kleine Scheine sind. Fünf Euro Noten, zehn Euro Noten, 20 EUR und 50 EUR erscheinen. Vielleicht auch mal 100 EUR oder ein 200-€Schein. Aber wenn sie so viel kleine Scheine haben und 10.000, 15.000 oder 20.000 damit zählen müssen, ist das natürlich umständlich und nervig.
Außerdem besteht die Gefahr, dass sie sich verzählen und dann noch einmal von vorne anfangen müssen.
Kurzum: ein so hoher Kassenbestand wird irgendwann schwierig zu zählen und keiner hat Lust dazu, stundenlang das Geld zu zählen. Immerhin muss es am Ende auch stimmen. Hat man sich verzählt, muss man noch mal von vorne anfangen. Daher ist ein so großer Kassenbestand, wenn er nicht benötigt wird, umständlich und eigentlich macht das keiner. Das ist kein Beweis dafür, dass die Kasse nicht stimmt. Aber es ist extrem ungewöhnlich. Der Prüfer wird das nicht glauben und nach Argumenten suchen, wie er das als falsch belegen kann. So gesehen ist ein hoher Kassenbestand in der Kasse eines Gastwirts ungewöhnlich.
Ausnahme: erwartete Barzahlungsabflüsse – die machen Bargeldreserve verständlich
Kommt aber der Verpächter und kassiert die Pacht war, kommt der Getränkehändler oder der Frischfleischlieferant in den nächsten Tagen persönlich vorbei und kassiert bar, macht es natürlich Sinn, dass der Gastwirt die Gelder spart und nicht erst zur Bank bringt, damit er sie dann am Zahltag nicht wieder von der Bank holen muss. Andererseits würde er von der Bank möglichst große Scheine bekommen, sodass das Bezahlen der Pacht, der Getränke-Rechnung und der Fleisch-Lieferantenrechnung wahrscheinlich über die großen Scheine einfacher wäre.
Darüber hinaus werden solche vielen Barzahlungen ungewöhnlich, auch wenn sie erlaubt wären. Immerhin ist das Bargeld das gesetzliche Zahlungsmittel. Allerdings argwöhnt das Finanzamt hier stets Mauscheleien.
Prüfer erwartet Überweisungen statt Barzahlungen und Geldtransit zur Bank
Richtig wäre es also in einem solchen Fall, den Getränkehändler als auch dem Frischfleischlieferanten Einzugsermächtigung zu erteilen oder deren Rechnungen per Überweisung zu bezahlen und auch an den Verpächter einen Dauerauftrag einzurichten. Selbst wenn die Pacht Umsatz- oder Gewinn abhängig wäre, würde es Sinn machen, zumindest die Grundpacht per Dauerauftrag zu überweisen und dann den überschießenden Teil im Rahmen der Pachtabrechnung ebenfalls zu überweisen.
Parallel dazu würde es Sinn machen, die hohe Bargeldbestände abzuschöpfen und entweder täglich oder alle zwei Tage bei der Bank einzuzahlen. Immerhin ist dann das Verlustrisiko durch Diebstahl, Brand oder andere Risiken beseitigt.
Hoher Bargeldbestand provoziert Fragen und Argwohn
Sie sehen also: ein hoher Bargeldbestand kann viele Fragen aufwerfen. Natürlich dürfen sie einen hohen Bargeldbestand haben.
Aber jetzt mal ehrlich: Wollen Sie sich hier eine Laus einfangen und nur deswegen auffällig für den Prüfer sein, weil sie einen hohen Bargeldbestand führen? Sie dürfen das natürlich machen, klar. Aber wäre es nicht taktisch sinnvoller mit Blick auf die sicher irgendwann anstehende Betriebsprüfung diese Auffälligkeit nicht in der Buchführung zu haben? Selbst wenn bei Ihnen alles in Ordnung ist, wenn sie sich nichts vorzuwerfen haben und alles 100-prozentig stimmt, ist doch ein auffälliger Kassenbestand Ansatz für den Prüfer, genauer nachzusehen und zweimal sich die Kasse anzuschauen.
Er wird auch mit seinen Kollegen und seinem Chef darüber sprechen und diskutieren, ob man einer solchen Kasse glauben kann. Sie wollen nicht wirklich eine lange anstrengende Betriebsprüfung haben, nur weil sie nichts zu verbergen haben aber aus 50 heraus an dieser Stelle nicht nachgeben wollen und ihren Kassenbestand so hochführen wollen wie sie eben Lust haben? Auch wenn sie das also dürfen, stellt sich an dieser Stelle doch die taktische Frage, ob es sinnvoll ist, sich auffällig zu verhalten um weitere Prüfungen und weitere Rückfragen zu provozieren.
Fall 3: der Pkw-Gebrauchtwagenhändler
Normaler, verständlicher, erwartungsgemäßer hoher Kassenbestand
Der Pkw-Gebrauchtwagenhändler hat vermutlich eine offene Ladenkasse und aus seinem Bargeldbestand kauft er gegebenenfalls ihm angebotene Autos. Auch er wird zwar einen Teil seine Bargeldkasse abschöpfen und bei der Bank einzahlen.
Aber für spontane Käufe wird er je nach Art seines Geschäfts vielleicht schneller mal 20.000 oder 50.000 EUR Bargeldbestand haben wollen oder müssen. Daher wäre bei einem Gebrauchtwagenhändler (oder einem anderen Gewerbetreibenden, der ähnlich spontan größere Summen für Bareinkäufe bewegen muss) ein Kassenbestand von vielleicht 20.000-50.000 EUR normal und keineswegs auffällig:
Sie sehen: je nach Tagesgeschäft und nach den in diesen konkreten Betrieb üblichen Geldbewegungen kann also ein viel höherer Bargeldbestand normal sein, während ein Bruchteil davon bei einem anderen Gewerbetreibenden auffällig ist und zumindest zu weiteren Rückfragen führt.
Auch der Gebrauchtwagenhändler muss mit seiner Kasse und den hohen Beständen natürlich täglich die Kasse zählen. Wenn wir hier eine offene Ladenkasse haben, wie diesen Beispielsfall dargelegt, muss er natürlich retrograde über die Kassenberichte die Tageslosung ermitteln.
Das habe ich oben beim Geldtresor schon erläutert wie das geht: aus gezählter Endbestand minus Anfangsbestand plus betriebliche Bar bezahlte Aufwendungen plus Privatentnahmen minus Privateinlagen ergibt die Tageslosung. Ein Zielprotokoll brauche sie natürlich nicht, da die retrograde Gewinnermittlung hier nicht anders geht, als durch die anfänglichen Szenen.
Aber bei hohen Geldbeständen ist das gar nicht so einfach, diese nur so auszuziehen.
Tender werdenden Stapel gemacht mit 500 Tagen, 201,100, Fünfzigern usw. Und irgendwie muss man festhalten, welches Päckchen welchen Wert hat, um das dann richtig zu addieren. Auch hier bedeutet natürlich ein Zählfehler, dass man von vorne wieder anfangen muss.
Auch hier spricht also einiges dafür, dass bei höheren Summen eine Art Zählprotokoll vorhanden ist. Der Prüfer wird nicht glauben, dass sie bei kleinen gebrauchten Scheinen mit einer Gesamtsumme von über 100.000 EUR dies alles ohne Notizen und Aufzeichnungen zählen. Es wird also eine Art Zählprotokoll erstellt werden.
Auch wenn das nur auf einem Schmierblatt ist: Das sind Ursprungsaufzeichnungen, die natürlich aufbewahrt werden. Fügen Sie also solche Aufzeichnungen, und wenn sie nur auf einem postit-Zettel gemacht werden, unbedingt mit in die Buchführung. Denn das belegt, dass sie tatsächlich diesen großen Bargeldbestand aufgezählt haben.
Und auch bei unserem Gebrauchtwagenhändler wird durch die Frage sein, ob er solch hohe Kassenbestände tatsächlich in der Kasse lässt oder ob sie in einen Tresor legt. Dabei ist auch hier der Tresor eine eigene Kasse. Auch diese muss dann gezählt werden. Dann hat hier unser Gebrauchtwagenhändlereine offene Ladenkasse im Laden.
Und sein Tresor ist ebenfalls eine offene Ladenkasse. Beide Kassen müssen natürlich täglich gezählt werden und müssen natürlich stimmen.
Geldtransitbelege bei Bargeldbewegungen zum Tresor oder zur Bank
Es gibt hierbei nur eine einzige Ausnahme: wenn die Ladenkasse aus der elektronischen Kasse oder die offene Ladenkasse komplett so wie sie sind aus dem Laden entnommen werden und als Behältnis in den Tresor eingeschlossen werden. Dann wird zwar das Geld räumlich bewegt von der elektronischen Ladenkasse oder dem Standort der offenen Ladenkasse in den Tresor hinein. Aber das Geld wird aus dem Behältnis nicht entnommen.
Es findet also kein Geld Transit aus der Kassenschublade statt. Dann musste er auch nicht aufgezeichnet werden. Sie haben das bestimmt schon in den Einkaufsmarkt beobachtet, wenn Kassiererinnen mit ihrer Ladenkasse an ihre Kasse gehen und dort die Kassenschublade hineinklemmen und dann mit dem kassieren beginnen und am Ende ihrer Schicht diese Kassenschublade wieder herausnehmen. In diesem Moment verändert das Geld nicht seinen Aufbewahrungsort:
Es bleibt in derselben Kassenschublade also in derselben Kasse enthalten. Auch wenn die gesamte Kassenschublade räumlich verändert wird, findet aber keine Geldbewegung statt. Die Kassenschublade ist also unverändert kassensturzfähig und es hat am Inhalt der Kasse keine Geldbewegung stattgefunden. Hier muss natürlich kein Geld Transit festgehalten werden, weil es hier kein Geld Transit gibt.
Beachten Sie also stets genau, ob sich der Inhalt der Geldkassette verändert oder nicht.
Verändert sich der Bestand der Geldkassette, muss natürlich auch ein Geld-Transitbeleg erstellt werden. Dogmatisch ist das ein Eigenbeleg. Wird nur der Standort der Geldkassette verändert, wandert die Kassenlade also etwa abends komplett in den Tresor, ist das natürlich keine Geldbewegung innerhalb dieser Geldkassette.
Ihr Bestand bleibt gleich und bei einem Kassensturz hätte sich nichts verändert. Sie ist also unverändert kassensturzfähig. Damit ist die Kassensturzfähigkeit sozusagen die Kontrollfrage für Sie, ob Sie einen Geld-Transitbeleg aufschreiben müssen oder nicht. Immer dann, wenn ein gedachter Dritter – Zählender – zu einem anderen Ergebnis in der Kasse käme, muss ein Geld-Transitbeleg geschrieben werden.
Anders formuliert: immer wenn was in die Kasse rein- oder rausgeht, muss ein Beleg dazu geschrieben werden. Bei Umsätzen ist das der Bon und beim Transit zur Bank oder in den Tresor eben der Geld-Transitbeleg. Es gibt keine Buchung ohne Beleg und keine Kassenbewegung ohne Dokumentation. Bleibt der Inhalt aber der Geldkassette gleich, gibt es folglich auch kein Geld Transit und es ist nichts zu erfassen.
Grundsätzliche Abläufe müssen in der Verfahrensdokumentation dargelegt sein
Das wird der Betriebsprüfer natürlich genau bei der Betriebsbesichtigung erfragen, wie die Abläufe sind und daraus die entsprechenden Konsequenzen ziehen. Und diese Abwicklung muss eigentlich nach den GoBD in den Betriebsabläufen in der Verfahrensdokumentation abgebildet sein. In Tz 10.1, Randnummer 152 heißt es dazu in den GoBD:
„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“
Quelle: GoBD v 14.11.14 in der Fassung v. 28.11.19, RN 152.
Hohe Kassenbestände sind zwar möglich … sorgen aber für Irritationen und Nachfragen, Argwohn und Zweifel
Fazit: Hohe Kassenbestände sind zwar möglich und auch nicht verboten, sorgen aber jedenfalls dann, wenn sie für die Art und Weise der Betriebsführung ungewöhnlich sind, in der Betriebsprüfung für Argwohn und Nachfragen … und ggf. zu der Behauptung, die Kasse sei bloß rechnerisch geführt und der hohe Kassenbestand diene nur buchhalterisch der Vermeidung von nicht möglichen Kassenminusbeständen.
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