Einzelaufzeichnungspflicht

Generell muss bei jedem Vertrag der Vertragspartner mit Namen und dem genauen Geschäft für steuerliche Zwecke erfasst werden. Der BFH fordert in seinem Urteil vom 12.05.1966 (IV 472/60) auch die Benennung von dem Namen des Vertragspartner und den genauem Vertragsinhalt. Im Urteil vom vom 12.05.66 lautet dies wie folgt: „Dabei erfordern nach Auffassung des Senats die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in der Regel die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäfts in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.“

Was einzeln aufgezeichnet werden muss erläutert der BFH wie folgt:

„Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Wenn z. B. eine geschäftliche Beratungen von Kunden durchführender Kaufmann oder ein Freiberufler an einem bestimmten Tage mehrere Kunden entgeltlich Rat erteilt und seine damit abgeschlossene Leistung sofort bar bezahlt wird, so hält der Senat die vom BdF vertretene Auffassung, daß dann alle diese gegen bar erbrachten Leistungen ein einziges aufzeichnungspflichtiges Geschäft darstellen und der Steuerpflichtige seiner Aufzeichnungspflicht im Rahmen einer ordnungsmäßigen Buchführung genügt, wenn er am Ende des Tages ohne Benennung der einzelnen Kunden nur den insgesamt vereinnahmten Barbetrag aufzeichnet, nicht für zutreffend.

Die Tatsache der sofortigen Bezahlung der Leistung rechtfertigt es nicht, die einzelnen Geschäftsvorfälle, aus denen z. B. später Haftungsansprüche entstehen können, nicht auch einzeln mit Benennung des Kunden, der Art der Tätigkeit und der Bareinnahme aufzuzeichnen.“

Seit dem 01.01.2018 ist in § 146 I 1 AO die Einzelaufzeichnungspflicht aufgenommen.

Mit der Neufassung des § 146 Abs. 1 AO wird erstmals eine tägliche Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich normiert.  Der Hintergrund ist, dass einzelne Umsätze zu Prüfzwecken einzeln erfasst werden sollen, damit man später sehen kann, ob diese etwa nachträglich zu Unrecht gelöscht wurden. Letztlich interessiert der einzelnen Umsatz nicht wirklich: es geht hier nur darum, einen Prüfstein einzubauen, um mögliche Manipulationen enttarnen zu können bzw. diese zu erschweren oder unmöglich zu machen.

Wie geht das? Ganz einfach: aus einem Gesamtumsatz sehen Sie nicht, was daraus gelöscht wurde. Der Gesamtumsatz verhält sich im Verhältnis zum Einzelumsatz wie eine black box: Sie wissen nicht, welche Details darin enthalten sind. Aus der Vielzahl der einzelnen Umsätze sehen Sie mögliche Fehler, wenn zwischendrin nachträglich gelöscht wurde. Die Einzelaufzeichnung gibt also Ansatzpunkte für Kontrollen und Verprobungen. Haben Sie nur den Gesamtumsatz von 3.450 € in der Kasse gebucht, wissen Sie nicht, wie der sich zusammensetzt und können nachträgliche Löschung allein aus der Summe nicht erkennnen. Sehen Sie aber eine Vielzahl einzelner kleiner einzeln aufgezeichneter Beträge, können Sie überlegen und prüfen, ob das stimmen kann: durch Kontrollbelege, Plausibilitäten, Belegungsanalysen, Ausbeutekalkulationen usw.

So muss der Einzelumsatz heute von 19:43 Uhr über 29,50 € auch morgen noch in den Einzelaufzeichunngen enthalten sein. Würden Sie sich nur mit einer Endsumme zufrieden geben, wie dies die erste Kassenrichtlinie noch machte (BMF v 09.01.1996), ist es unmöglich zu erkennen, ob morgen noch in den 3.450 € Gesamtumsätze diese 29,50 € noch enthalten sind oder die Umsätze höher waren und die 29,50 € neben ggf. anderen Umsätzen gelöscht wurden.

zahllose Verkäufe an unzählige Kunden zu Kleinbeträgen

Diese Einzelaufzeichnungsverpflichtung  ist jedoch aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren von geringem Wert an eine Vielzahl unbekannter Kunden suspendiert (aus Zumutbarkeitsgründen nicht erfüllbar) wenn nicht der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinn des § 146 a AO, also eine elektronische Kasse, verwendet. Anders formuliert: in die Kasse kann man schnell einzelne Umsätze eintippen. Damit besteht für die Steuerpflichtigen, die eine elektronische Kasse nutzen, auch die Einzelaufzeichnungsverpflichtung, wenn sie geringwertige Wirtschaftsgüter an eine Vielzahl unbekannter Kunden verkaufen. Namen müssen dann aber wohl nicht erfragt und festgehalten werden.

Der BFH leitete das in seinem Urteil vom 12.05.66 (IV 472/60) wie folgt her:

„Es ist technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich, an die Aufzeichnung der einzelnen zahlreichen baren Kassenvorgänge in Einzelhandelsgeschäften gleiche Anforderungen wie bei anderen Handelsgeschäften zu stellen, nämlich zur Identifizierung und zur Bestimmung des Inhalts des Geschäfts Namen und Anschrift des Kunden und den Gegenstand des Kaufvertrages festzuhalten. Es kann sich bei dieser Art von Geschäften mit der Person nach im allgemeinen nicht bekannten Käufern nur darum handeln, ob die einzelnen vereinnahmten Barbeträge festgehalten werden müssen. Diese Frage ist zu verneinen. Wollte man die Einzelaufzeichnungspflicht bejahen, so müßten die einzelnen Einnahmen entweder durch handschriftliche Vermerke oder durch technische Hilfsmittel (Registrierkassen) sofort nach Abschluß jedes Geschäfts festgehalten werden.

Es kann aber keinem Zweifel unterliegen, daß es eine große Zahl von Einzelhandelsunternehmen gibt, bei denen auch diese Aufzeichnungen technisch und betriebswirtschaftlich nicht durchgeführt werden könnten oder einen im Verhältnis zu dem sich daraus ergebenden Vorteil ungewöhnlichen Arbeitsaufwand erfordern würden, z. B. bei Stehbierhallen, Straßen- und Marktständen oder Spiel- und Verkaufsautomaten.

Es kommt hinzu, daß Einzelhandelsgeschäfte in zunehmendem Maße Registrierkassen verwenden, bei denen lediglich für den Kunden Belege ausgeworfen, im übrigen aber die Einzelbeträge gespeichert werden, so daß zu jeder Zeit nur die Endsumme abgelesen werden kann. Mag auch die Aufzeichnung aller baren Kasseneinnahmen in dem einen oder anderen Fall die innerbetriebliche Kontrolle erleichtern, so erscheint es jedoch nicht gerechtfertigt, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung von ihr abhängig zu machen.“

Der BFH weiter in dem Urteil wörtlich:

„Schließlich ist auch auf folgendes hinzuweisen. Gegen Ende des 19. Jahrhunderts gab es nur eine sehr geringe Anzahl von Einzelhandelsbetrieben, die über den Umfang des Kleingewerbes hinausgewachsen waren. So waren im Jahr 1895 von 635 209 Handelsbetrieben (einschließlich Großhandel) 603 209 Kleinbetriebe mit insgesamt 943 545 Beschäftigten (vgl. Wörterbuch der Volkswirtschaft, herausgegeben von Elster, 4. Aufl., II. Bd., S. 285). Die Vorschrift des § 38 HGB vom 10. Mai 1897 ist daher nicht auf die heutigen Verhältnisse der Einzelhändler abgestellt, die damals ganz überwiegend Minderkaufleute waren und deshalb keine Bücher zu führen brauchten (§ 4 Abs. 2 HGB), sondern auf den Kreis der Vollkaufleute am Ende des vorigen Jahrhunderts, nämlich die Großhändler und Fabrikanten, die ihre Geschäfte im Gegensatz zu den heutigen Einzelhändlern nicht mit einer unbestimmten Vielzahl von Personen abwickelten und bei denen auch die Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen aus betrieblichen Gründen erforderlich war.
Auch als die Einzelhändler in immer größerem Umfang Vollkaufleute und damit buchführungspflichtig wurden, blieb zunächst weiterhin, wie der DIHT unter Hinweis auf Ziegler (Grundsätze und Gemeinschafts-Richtlinien für das Rechnungswesen, Ausgabe Handel 1951 S. 121 ff.) ausführt, allgemein die Auffassung bestehen, daß eine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung nicht bestehe, sondern daß die tägliche Erfassung des Barzahlungsverkehrs in einem Kassenbericht ausreiche (vgl. auch Dietsch-Ziegler in Greifzu, Das neuzeitliche Rechnungswesen, 11. Aufl., S. 217 ff.). Davon gingen auch die bisherige Rechtsprechung (vgl. Urteil des Senats IV 114/60 vom 5. September 1963, Höchstrichterliche Finanzrechtsprechung — HFR — 1964 S. 158) und die Finanzverwaltung aus.

Und der BFH zieht in diesem Urteil folgendes Fazit:

Der Senat kommt somit zu dem Ergebnis, daß nach dem Sinn und Zweck und nach der Entwicklung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und unter Berücksichtigung des Gesichtspunkts der Zumutbarkeit in Betrieben, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, die baren Betriebseinnahmen in der Regel nicht einzeln aufgezeichnet zu werden brauchen.“

Quelle: BFH, Urteil vom 12.05.66, IV 472/60

Gilt das auch für Dienstleister oder nur für Warenverkäufer? Gibt es überhaupt Dienstleistungen für eine unbekannte Vielzahl unbekannter Kunden zu Kleinpreisen?

Aber damit beginnen jetzt schon die Probleme: gilt das auch für Dienstleister? Die Antwort lautet wohl ja. Allerdings müssen die Kunden unbekannt sein und es muss eine Vielzahl von Kunden vorhanden sein und die Dienstleistungen müssen von geringem Wert sein. Was heißt Vielzahl? Wieviele sind das und in welchem zeitlichen Rhythmus müssen/können die kommen? Ist bei einem Bäcker morgens von 7 bis 9 die Einzelaufzeichung unzumutbar und ab 9:05 Uhr schon, da dann weniger Kunden kommen? Und wie dokumentiert der Bäcker und der nächsten BP, dass ihm die EInzelaufzechnung zwischen 7 bis 9 Uhr nicht zumutbar war? Und wo genau die Wertgrenze beragsmäßig liegt, weiß auch keiner so richtig genau. Das könnten so 10-15 € pro Produkt heute vielleicht sein. Kommt es dabei nicht auf die Gesamtsumme an, sondern auf die einzelnen Preise der Produkte?

Grundlage: BFH v. 12.05.66 (IV 472/60)

Ausgehend von dem BFH-Urteil vom 12.05.1966 (IV 472/60) hielt der BFH damals bei einem Bäcker die Einzelaufzeichnungsverpflichtung der Vielzahl von verkauften Brötchen und Brote und Stückchen für unverhältnismäßig, sodass es diesem Bäcker nicht zumutbar war, die Verkäufe einzeln aufzuzeichnen. Was hat aber 1962 Ein Brötchen gekostet? Acht Pfennig oder zehn Pfennig? Und was ist das heute übersetzt in Euro?

Und wie ist das beim Taxifahrer, der vielleicht eine oder 2 kleine Fahrten pro Stunde hat… ? Der hat doch bei seinen Standzeiten ausreichend Zeit, die einzelnen Fahrten etwa in einer Liste oder auf einer Kladde  nachzutragen. Ist da die Einzelaufzeichnung wirklich unzumutbar? Warum kann der nicht bei seinem nächsten Warteplatz die Tariffahrt eines Kunden vom Bahnhof zum Hotel eintragen und damit einzeln erfassen? Ist die Unzumutbarkeit nur dann nicht gegeben, wenn ein Kunde nach dem anderen kommt und quasi eine Schlange sich gebildet hat oder sonst bilden würde? Bei welchem Bäcker ist das zu welchen Stoßzeiten tatsächlich der Fall? Und wer muss das dann beweisen? Gilt das dann für den ganzen Tag oder nur für die betreffenden Stoßzeiten?

Beispiel: Friseur

Der Herrenhaarschnitt für 14 Euro könnte also bei einer Laufkundschaft unzumutbar sein einzelnen aufzuzeichnen.  Wenn die anderen Kunden ansonsten wegen der Einzelaufzeichnung Schlange stehen. Aber wann ist das tatsächlich der Fall? Um wieviel Sekunden oder Minuten für einen Strich bei den Herrnhaarschnitten in der Einzelaufzeichnung verlängert sich  die Schlange der Wartenden? Wenn allerdings die Friseurin immer wieder Zeit hat und auch bei der Verabschiedung diesen Haarschnitt aufzeichnen könnte, warum soll da dann die Einzelaufzeichnung unzumutbar sein? Und lässt sich nicht auch der Haarschnitt von 45 € aufteilen in 15 € schneiden, 5 € waschen, 15 € färben und  10 €  föhnen? Und ist das nun eine Gesamtleistung? Oder, wenn dies vielleicht auch verschiedene Personen machen, jeweils eine einzelne, nicht separat aufzeichnungspflichtige Massenleistung an eine unbekannte Kundin?

Wohl kaum! Man wird hier waschen frisieren schneiden färben als eine einheitliche Dienstleistung ansehen müssen und diese ist dann nicht mehr von geringwertiger Höhe, so dass diese einzelnen aufzuzeichnen ist. Man wird also zusammenhängende Gesamtleistungen nicht isoliert in einzelne Teilleistungen zerlegen und jede dann für sich betrachten können.

Durch die Zerteilung der Gesamtleistung lässt sich die Einzelaufzeichnungsverpflichtung nicht umgehen. Denn die frisierte Dame hätte doch keine der Einzelleistungen isoliert haben wollen.

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Einzelpreis oder Gesamtpreis?

Richtig ist aber wohl, dass die Vielzahl von einzelnen kleineren Produkten nicht deswegen zu einer aufzeichnungspflichtigen Gesamtleistung werden, weil der gesamte Rechnungsbetrag dann über zehn oder 15 € liegt: geht man also in einen sogenannten ein Euro Shop einkaufen und kaufte 30 Artikel zu je einem Euro, lautet zwar die Gesamtsumme auf 30 €, da diese Artikel aber einzeln geringwertige sind, nämlich nur einen Euro kosten ist hier die Kassiererin von der Einzelaufzeichnungsverpflichtung suspendiert, wenn sie nicht eine elektronische Kasse hat. Hat sie eine elektronische Kasse, ist es ihr zumutbar, entweder jedes Produkt zu scannen bzw. zu tippen oder über die Multiplikationstaste dreißigmal ein Euro gegebenenfalls separiert nach Warengruppen einzutippen.

Zwischenergebnis:

Damit ist folgendes festzuhalten: bei nur wenigen Kunden in dem Laden und auch wenn die nur Artikel von geringem Wert kaufen wird eine Einzelaufzeichnungsverpflichtung zumutbar sein. Erst beim richtigen Massengeschäft – halten sich hier das Bild des Bäckers vor Augen, bei dem die Schlange der Kunden bis an die Tür steht, ist es unzumutbar, dass dieser Bäcker die Vielzahl der geringwertigen Wirtschaftsgüter einzeln aufzeichnet, um die Schlange immer noch länger werden zu lassen und jeden einzelnen Umsatz, jedes Brötchen, jedes Brot und jedes Kaffeestückchen einzeln zu erfassen. erst recht muss der Bäcker nicht nach dem Namen oder gar Wohnort des Kunden fragen. Dieses Bild müssen Sie nun auf Taxifahrer, Friseur, Einzelhändler usw. transportieren.

elektronische Ladenkasse

Bei einer elektronischen Ladenkasse muss dieser Bäcker allerdings jedes Produkt einzeln eintippen. Je mehr Zeit der Ladeninhaber bzw. die Kassiererin hat und je höhenwertiger die Wirtschaftsgüter bzw. Dienstleistungen werden, um so eher wird man von der Einzelaufzeichnungsverpflichtung ausgehen müssen. Dabei muss man bei der Auslegung immer in Erinnerung behalten, dass die Finanzverwaltung für alle Verkäufe eine Einzelaufzeichnung möchte – nur wegen der Unzumutbarkeit in den Bäcker-Konstellationen aufgrund des damaligen BFH-Urteils zu Zugeständnissen bereit ist. Diese Suspendierung von der Einzelaufzeichungsverpflichtung ist also ganz klar die Ausnahme auch den Vorstellungen der Finanzverwaltung. Überschreiten also die einzelnen Produkte den Rahmen von etwa 10-15 € pro separater unabhängiger Einheit, ist losgelöst davon, ob eine elektronische Kasse genutzt wird oder nicht, die Einzelaufzeichnungsverpflichtung gegeben.

Einzelaufzeichnungen bei offener Ladenkasse

Damit muss also auch derjenige, der eine offene Ladenkasse führt, mit Strichlisten oder in einem Art Umsatzbuch die einzelnen Umsätze einzeln erfassen, wenn er nicht ausnahmsweise die Unzumutbarkeit für sich reklamiert und beweisen kann. Nichts anderes gilt auch für den Taxifahrer: auch der muss jede Fahrt einzeln erfassen. Dabei sind wir noch nicht soweit, dass jeder Kunde namentlich erfasst werden muss, sich etwa ausweisen muss und mit Anschrift und Wohnsitz festgehalten werden muss.

Kontrollierbarkeit der Strichliste?

Die Rückfrage,  was es bringt, etwa die Anzahl der Frisuren oder Rasuren durch eine Strichliste festzuhalten, bei der am Ende des Tages sowieso nicht mehr kontrollierbar ist, ob tatsächlich für jeden Kunden ein Strich gemacht wurde,  kann ich hier nicht beantworten. Aber wenn die Finanzverwaltung den Eindruck hat, dass Strichlisten manipuliert werden könnten, wird sie dazu übergehen, weitere, intensivere und verprobbare Aufzeichnungsmethoden zu fordern. Dann muss vielleicht die Uhrzeit oder weitere Details zu der jeweiligen Dienstleistung aufgeschrieben werden, beim Taxi etwa die Fahrstrecke und der Abfahrts- und der Ankunftsort, um dann später kontrollieren zu können, ob tatsächlich jede Fahrt aufgezeichnet wurde. Wie sollen die Kontrollen  im Nachhinein funktionieren? Ganz einfach: Jeder der Fahrgäste oder der frisierte Kunden könnte ein Betriebsprüfer sein oder ein sonstiger Mitarbeiter des Finanzamts sein oder jemand, der eine Kontrollmitteilung dem Finanzamt überlässt.

Tombola in Italien für Kontrollmaterial aus der Bevölkerung

Denken Sie nur an Italien: da gibt es eine Tombola mit Sachpreisen für eingesandte Rechnungen und Belege, die die Finanzverwaltung dort für Kontrollzwecke in den Betriebsprüfungen verwendet. Wenn dann der Haarschnitt von 11:53 Uhr (bezahlt – Zeitpunkt) nicht bei den Strichlisten erfasst ist, fehlt hier wohl eine Einnahme. Genauso bei der Taxifahrt: die Fahrt vom Hauptbahnhof ins XY Hotel um 18:35 Uhr muss auch in der Einzelaufzeichnung sich dann gegebenenfalls widerspiegeln, wenn der Fahrgast einen Referent der Finanzverwaltung ist, der eine Kontrollmitteilung über seine Taxifahrt später schreibt. Und wie lässt sich feststellen ob nicht zwischendrin eine Fahrt oder ein Haarschnitt fehlt? Ganz einfach: da könnte, wenn die Fahrten chronologisch erfasst werden, eine Krankenkassenfahrt mit Zuzahlung davor und die Abholung des Patienten danach erfolgt sein. Dass lässt sich ggf. durch dessen Thearapiezeiten der Fahrgäste recherchieren. Es könnte also Ansätze geben, hier weitere Verprobungen durchzuführen.

Das klingt im Einzelnen noch recht aufwändig und theoretisch. Gleichwohl sind natürlich Prüfungsansätze und Möglichkeiten für Plausibilitätskontrollen erkennbar.

Auch eine solche Tombola könnte in Deutschland zu mehr Kontrollmaterial bei der BP führen. Damit wären die derzeit kaum prüfbaren Dienstleistungen besser prüfbar.

Welche Details müssen bei der Einzelaufzeichnung erfasst werden?

Problematisch sind trotzdem die Einzelaufzeichnungen bei der offenen Ladenkasse, da durch nicht exakte Uhrzeiten oder andere Formulierungen bei der Produnkt-Erfassung Unklarheiten entstehen können. Wie muss der Friseur den Undercut um 14:05 Uhr erfassen? Gibt das dann einen Strich bei „Undercut“ oder ist das nur eine Herrenfrisur oder nur ein Trockenhaarschnitt? Wie soll das später effektiv geprüft werden? Wie kann der Friseur betriebsprüfungssicher hier die Aufzeichnungen vornehmen? Ich will hier gar nicht das Problem ansprechen, dass so mancher Taxifahrer des Deutschen kaum mächtig ist – was der dann wohl von den Aufzeichnungspflichten versteht und wie das später zu verstehen sein wird? Und was ist mit dem Friseur, der im Unfrieden scheidet und hinterher bestreitet, diese Aufzeichnungen gemacht zu haben oder war ist mit dem, der nicht ordentlich schreibt. Nehmen wir noch mal den Taxifahrer: der schreibt auf seinem Oberschenkel auf einer Liste die Einzelfahrten zusammen. Wie gut ist das lesbar?

Und was ist, wenn der sich verschreibt und das durchstreicht. Nicht einfach nur ordentlich ein mal durchstreicht, sondern seine verschriebenen Worte übermalt und damit komplett unlesbar macht? Unwirksame steuerliche Korrektur? Oder unlesbare und damit unwirksame Einzelaufzeichnung? Da könnten wir noch viele Probleme in den Prüfungen bekommen. Leicht handelbar sieht das nicht aus.

Beispiel Friseur und Taxi

Im Verhältnis zum Friseur scheinen es da Taxifahrer mit der Einzelaufzeichnung schon einfacher zu haben, da Abfahrtsort und Ankunftsort klar und eindeutig erfassbar sind. Welche Frisur und welche Kategorisierung obliegt da dem einzelnen Friseursalon oder vielleicht auch jedem Friseur. Andererseits haben es  alle Betriebe, die Termine vergeben und damit ihre Kunden namentlich kennen, es relativ einfach, weil sie einfach den Kundennamen und die Arbeitsleistung stichpunktartig dazuschreiben können und damit der Einzelaufzeichnungsverpflichtung jedenfalls genüge getan haben.

falsche Namen, Fehler bei der Erfassung

Was ist aber wenn der Kunde anonym bleibt oder der Name falsch verstanden oder falsch niedergeschrieben wird? Was ist, wenn die Friseurin abgelenkt wird, entweder bei der Verabschiedung oder durch eingehenden Anruf oder durch andere Dinge nun versehentlich einen falschen Namen einträgt? Oder den Namen schon bei der Reservierung des Termins falsch versteht…? Statt den Herrn Dinges, Herrn Dongez aufschreibt. Und was ist, wenn sie den Umsatz zwar einträgt, aber vergisst die Uhrzeit dazu aufzuschreiben. Muss die Uhrzeit dazu geschrieben werden? Was ist, wenn sie nachträglich die Uhrzeit schätzt: sie ergänzt im Schätzungswege die Zeit des Haarschnitts mit  12:25 Uhr. Dabei war es 12:35 Uhr.  Oder sie schreibt die Anfangszeit des Beginn der Friseurleistung statt der Endzeit ein… ? Oder muss sie die gesamte Frisurdauer aufschreiben?

Das würde jedenfalls bei dem Problem von Zuschätzungen durch die Finanzverwaltung die Zuschätzung nahezu unmöglich oder jedenfalls sehr schwierig machen, wenn die gesamte Bearbeitungszeit erfasst wäre. Denn dann wären weitere Frisuren und damit weitere Einnahmen bei Vollauslastung nicht möglich. Denn weitere Umsätze könnten dann in der Regelarbeitszeit nicht erbracht worden sein. 

Versprechen, Verhören, Verschreiben

Nun ist also unser Prüfer jener Herr Dinges und er will später im Rahmen der Einzelaufzeichnung prüfen, ob die an ihm gefertigte Frisur tatsächlich an jedem Tag um 12:35 Uhr eingetragen ist. Ein Herr Dinges um 12:35 Uhr ist aber nicht als Umsatz erfasst. Dafür gibt es einen Herrn Dongez um 12:25 Uhr. Ein Jahr später im Rahmen der BP wird sich aber keiner mehr daran erinnern, wie viele Personen an diesem Tag in dem Friseursalon waren und wie viele zeitgleich oder kurz nacheinander frisiert wurden. Gab es also jenen Herr Dongez wirklich oder ist das nur ein Hörfehler gewesen? Ist „Donges 12:25 Uhr“ tatsächlich „Dinges 12:35 Uhr“ oder sind das zwei verschiedene Umsätze und der eine davon nicht erfasst? Wie soll das dann aufgeklärt werden? Was bringt da die Forderung der Verwaltung nach Einzelaufzeichnungen?

Was lässt sich wirklich etwa in den vorstehenden Beispielsfällen dann daraus prüfen? Hat der Friseur oder Taxifahrer nun alles korrekt aufgezeichnet oder nicht? Verwerfung der Buchführung oder sind die Aufzeichnungen aussagekräftig, vollständig und ist der Inhaber prüfungssicher? Nullergebnis?

Und noch was zum Friseur: wenn der Kunde namentlich bekannt ist, weil er einen Termin hatte, weil Färbung und andere Details in seiner Kartei gespeichert sind, wird die Strichliste nicht ausreichen: dann muss die Aufzeichnung statt aus Strichlisten für die unbekannte Laufkundschaft in Form der Einzelaufzeichnungen für die bekannten Kunden mit Betrag erfasst werden.

Taxi:

Bei den Rechnungsfahrten (Kinder zur Schule, Dialysepatienten zur Dialysestation auf Rechnung (mit ggf. Zuzahlung)) müssen sowieso Namen und Zuzahlungsbetrag erfasst werden. Und bei den bestellten Fahrten (Abholung zu hause, bitte klingeln bei …) sind doch auch die Namen bekannt.

Lkws, überwachte Fahrzeuge:

Und was ist, wenn der Chef eine GPS- Ortung hat. Etwa aus Sicherheitsgründen für die Fahrer/innen? Müssen diese Daten als Vorsysteme oder Kontrollsysteme aufbewahrt werden? Lassen sich nicht daraus auch die Umsätze und Leerstandszeiten kalkulieren?

Kasse und Aufzeichnungspflichten bei Sonderveranstaltungen, Fastnacht, Kirmes, Weihnachtsmarkt

Und wie ist das eigentlich auf der Kirmes oder auf dem Weihnachtsmarkt? Da werden durchaus hochwertige Holzspielsachen oder Glaskugeln verkauft. Diese sind allesamt preislich so hochwertig, dass jeweils eine Einzelaufzeichnungsverpflichtung besteht. Was aber muss hier aufgezeichnet werden? Der jeweilige Verkaufspreis? Die Produktgruppe? Beides zusammen? Wie viele Warengruppen müssen aufgezeichnet werden? Was ist wenn Kunden aus mehreren Warengruppen Produkte kaufen und dann auch noch über den Preis verhandeln und sogar noch einen Rabatt bekommen? Wie muss das im Einzelnen aufgezeichnet werden? Noch sind wir nicht so weit, dass der Kunde mit Namen und Anschrift und die an ihn verkaufte Ware bzw. Dienstleistung erfasst werden muss und er dies quittieren muss.

Man wird hier nicht jeden Fall exemplarisch abarbeiten können. Aber aus Sicht eines Betriebsprüfers wird dieser natürlich die Vollständigkeit der Erlöserfassung prüfen wollen. Aus dessen Sicht sucht er nach nicht erklärten Einnahmen und beäugt die Aufzeichnungen primär unter dem Aspekt, ob hier etwas fehlen könnte. Dieser Blickrichtung und diesem Prüfungsansatz sollten Ihre Aufzeichnungen standhalten.

Häufig führen Aufzeichnungsfehler zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung. Teilweise führen diese Prüfungen auch zu Steuerstrafverfahren.

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