Aufbewahrungspflichten 10 Jahre

Kassenstreifen, Z-Bons, Kassenbücher, Speisekarten & Co

Aus einer BP bei einem Gastwirt: bei EDV-Registrierkassen, deren Ausdruck (zumindest teilweise) aufgrund der Programmierung oder durch die betriebsspezifische Einrichtung den gebongten Buchungsstoff nicht richtig oder nicht vollständig wiedergeben, bei denen also unbewusste Fehlerquellen denkbar und bewusste Manipulationen möglich sind, kommt der Belegfunktion und den Aufbewahrungspflichten eine besondere Bedeutung zu.

Grundsätzlich sind nach § 147 III AO nachfolgende Belege 10 Jahre lesbar aufzubewahren:

1. Kassenbücher

2. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen EDV-Registrierkasse (Bedienungsanleitung, Programmierhinweise, Programmausdrucke usw.)

3. Kassenbelege, Kassenberichte

4. Finanzberichte, Tagesendsummenbons, Kassenkontrollstreifen, Registrierkassenstreifen (Problem bei Thermopapier oder anderen Papierarten, die nicht 10 Jahre einwandfrei lesbar aufzubewahren sind)

5. EDV-Registrierkassenausdrucke (z.B. Warengruppenberichte)

a) soweit sie Buchungsunterlage mit Belegfunktion sind (Beweisfunktion im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit, d.h. Vollständigkeit und Richtigkeit)

b) soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, z.B. zum Nachweis der ordnungsmäßigen Kassenführung. Statistiken und betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind für die Besteuerung von Bedeutung, wenn sie die genauere Nachkalkulation ermöglichen (dann aber nur 6 Jahre aufzubewahren).

6. Speise- und Getränkekarten in Gaststätten, soweit sie Buchungsunterlagen für die in der EDV gespeicherten Festpreise sind (=Dauerbelege).

Aus der Rechtsprechung (2 Beispiele): 1. FG Düsseldorf v 08.12.04, 8 V 5628/04 A (E,U): AdV-Beschluss: bei einem Restaurant mit EÜR wurde die Kasse als nicht ordnungsgemäß angesehen, weil keine tägliche Ermittlung der Einnahmen erfolgte und keine fortlaufend nummerierten Z-Abschläge vorlagen.

2. FG Münster, Urteil v 15.12.99, 10 K 7869/99: lassen sich die Endbestände der Kassenaufzeichnungen nur am Monatsende ermitteln, weil im Kassenbuch die Tageseinnahmen bzw. die im Laufe des Tages bezahlten betrieblichen Ausgaben nicht erfasst wurden, so fehlt es an der Kassensturzfähigkeit, die jederzeit gegeben sein muss. Die Kassenführung ist insoweit nicht ordnungsgemäß. Sind darüber hinaus auch noch Ungereimtheiten beim Wareneinkauf festzustellen, so ist der Umsatz und der Gewinn zu schätzen.

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RA Dr. jur. Jörg Burkhard, Wiesbaden: 0611-890910

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