Kassennachschau ab 01.01.2018

Kassennachschau ab 01.01.2018

Sie haben einen Geschäft, das nach seiner Art und Weise des eingerichteten Geschäftsbetriebes eine Kasse erfordert? Kurzum: Sie haben viele Barumsätze? Sie haben eine Gaststätten Hotel, Einzelhandelsladen, Bäckerei, Metzgerei, Friseursalon oder eine anderes Geschäft, bei dem viel oder überwiegend mit Bargeld bezahlt wird?

Sie betreiben ein Kassensystem? Dann dürfen Sie nach derzeitiger Rechtslage entweder eine sogenannte offene Ladenkasse oder eine elektronische Registrierkasse als Kasse einsetzen. Zur offenen Ladenkasse gehört der tägliche Kassenbericht. Von dem Gesamtinhalt der Kasse, die sie nach Geschäftsschluss bzw. vor dem nächsten Arbeitstag auszählen, sondern ziehen Sie Bareinlagen und den Anfangsbestand ab, zählen aber Privatentnahmen und Bar aus der Kasse bezahlt Eingangsrechnungen hinzu und ermitteln so rechnerisch retrograd Ihren Tagesumsatz.

Soweit Sie eine elektronische Ladenkasse haben, berechnet die Kasse für sie den rechnerischen Kassenbestand, nämlich die Einnahmen. Soweit ein Wechselgeld bestand eingegeben werden kann oder Ausgaben eingegeben werden können, ebenso Privatentnahmen und Privateinlagen, bräuchten sie neben der elektronischen Ladenkasse kein Kassenbuch. Die meisten elektronischen Kassen addieren jedoch nur die Einnahmen auf. Der Rest, also der Wechselgeld-Anfangsbestand, die Privatentnahmen, die Privateinlagen, eventuell bar bezahlte Eingangsrechnungen, bar bezahlte Löhne oder Darlehen auf Löhne (Vorschüsse) müssen dann im Kassenbuch eingetragen werden, während die Kasse die betrieblichen Einnahmen erfasst. Auch hier muss Vertragsabschluss natürlich täglich gemacht werden. Aber auch hier nicht zwingend nach Geschäftsschluss, aber zwingend jedenfalls vor dem nächsten Geschäftstag. Der Gastwirt muss also nicht nachts um 2:00 oder 3:00 Uhr, wenn er völlig übermüdet ist, die Kasse abrechnen. Wenn er aber morgens um 11:30 Uhr wieder öffnet, muss er vorher die Kasse gemacht haben, d. h. einen Tagesabschluss gemacht haben.

Die elektronischen Kassen müssen alle seit dem 01.01.2017 fiskalisiert sein, d. h. sämtliche gebuchten Umsätze müssen unlöschbar fixiert sein. Der Finanzverwaltung schwebt hierbei aus einigen negativen Erfahrungen das Bild vor Augen, dass mancher Kassenbesitzer nach Geschäftsschluss etliche Umsätze wieder löscht und so seinen zu versteuernden Gewinn in beliebiger Höhe reduziert. Um dies auszuschließen, muss jeder gebuchte Umsatz unlöschbar erhalten sein. Und dies über 10+ je nach damaligen Abgabeverhalten bis zu drei Jahre, also notfalls bis zu 13 Jahre zurück. Dabei ist der Steuerpflichtige verantwortlich, dass seine elektronischen Systeme von ihm vorgehalten werden und so lange funktionieren und auslesbar sind.

Man kann also grundsätzlich für jeden Unternehmer und speziell an alle Unternehmer, die eine Kasse führen, die Anforderungen an den Unternehmer und das Bedienungspersonal, dass die Kasse bedienen darf kann oder muss, die steuerrechtlichen Anforderungen in drei wesentliche Funktionsschritte wie folgt zusammenfassen:

  1. Schritt:  die richtige Bedienung der Kasse durch alle, die die Kasse bedienen dürfen, ist von zentraler Bedeutung. Soweit hier Defizite beim Personal bestehen und dann in Stresssituationen man sich über bestimmte Funktionen selbst hilft, wird dies zu Auffälligkeiten und späteren Problemen führen. Eine gute Schulung des Personals hinsichtlich der zu nutzenden Kassen ist wichtig (Bedienfunktion).
  2. Schritt:  alle Buchungen müssen unverlierbar (unlöschbar) aufbewahrt werden (Aufzeichnungs- und Verwahrfunktion).
  3. Schritt: alle Daten müssen jederzeit reproduzierbar bzw. elektronisch auslesbar sein und alle Programmier bzw. sonstigen Funktionen mit der Kasse auch noch im 13. Zurückliegenden Jahr, soweit noch nicht Festsetzung verjährt, durchführbar sein (Auslese- und Reproduktionsfunktion)

„Problemfälle 1“: die alte Kasse war defekt und es weggeworfen worden oder die alte Kasse ist bei eBay verkauft worden darf es nicht geben. Dies wären klassische Verstöße gegen die Aufbewahrung und Reproduktionsfunktionen bzw. Die spiegelbildlichen Verpflichtungen.

„Problemfälle 2“: in der Gaststätte hat es gebrannt oder in den Server ist Wasser eingedrungen oder ein großer Magnet hat alle auf dem Server gespeicherten Daten gelöscht darf es nicht geben. Nach den GoBD ist der Steuerpflichtige verantwortlich dafür, dass alle Kassendaten gespeichert und Unfälle lieferbar aufbewahrt werden. Eine Serverspiegelung oder ein Datentransport in andere Gebäude oder in Rechenzentren (innerhalb Deutschlands – die Verlagerung ins Ausland bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Finanzverwaltung) ist insoweit pflichtgemäß.

Ab dem 01.01.2018 finden durch das Finanzamt Kassenprüfungen statt. Ohne schriftliche oder mündliche Ankündigung und auch außerhalb einer Betriebsprüfung dürfen die Finanzbeamten dann eine Kassen-Nachschau vornehmen.

Die Kassen-Nachschau, die ab 01.01.2018 gilt, ist ein eigenständiges Verfahren der Finanzverwaltung, um schnell zu klären, ob Sie alle Kassendaten ordnungsgemäß erfassen, aufbewahren und reproduzierbar halten.

Sie haben für diesen Fall ihre Kassen-Organisationsunterlagen griffbereit? Sie kennen ihre Rechte und Pflichten und auch die Rechte und Pflichten des Prüfers? Sie schützen sich gegen Missbrauch, insbesondere gegen „Spaßvögel“, die gar nicht vom Finanzamt kommen und gerne trotzdem mal ihre Kasse prüfen möchten?

Sind Sie unsicher, dann machen Sie mit mir einen Kassencheck! Das kostet nicht die Welt und Sie sind hinterher für eine Kassennachschau fit!

Hier nur ein paar ausgewählte Fragen:

  1. brauchen Sie eine Kasse? Wenn sie nur wenig bare Umsätze haben und die meisten ihrer Einnahmen unbar von Ihren Kunden auf Ihr Bankkonto überwiesen werden dürftige Geschäftsbetrieb nicht so konzipiert und eingerichtet sein, dass sie nach der Art und Weise ihres eingerichteten Geschäftsbetriebes eine Kasse benötigen. Der Architekt, der Steuerberater, der Rechtsanwalt, die im wesentlichen ihre Einnahmen auf ihre Konten überwiesen bekommen und so gut wie keine baren Einnahmen haben oder vielleicht nur ganz wenige, vielleicht zwei oder drei im Monat haben und mit Abstand die meisten Beträge quantitativ wie auch der Höhe nach auf das Bankkonto des Unternehmers überwiesen werden, brauchen keine Kasse. Kioske, Bäcker, Metzgerwirte, Obst- und Gemüsehändler, Autoverkäufer, Einzelhändler, Schrotthändler, Friseure, usw. Brauchen typischerweise eine Bargeldkasse. Diese dürfen dann frei entscheiden, ob sie eine offene Ladenkasse oder eine elektronische Registrierkasse verwenden. Grundsätzlich muss eine einheitliche Kasse geführt werden. Selbst bei einem Café oder Restaurant, das über zwei Stockwerke verteilt ist, kann dann die Entscheidung nur einheitlich hinsichtlich elektronische Registrierkasse oder offener Ladenkasse getroffen werden. Möglich sein dürfte es aber, zwei verschiedene elektronische Kassensysteme zu nutzen: etwa im Haupthaus ein neues elektronisches Kassensystem und in dem Veranstaltungs-Teil oder Außenbereich noch ein anderes, vielleicht älteres Kassensystem zu nutzen. Auch wenn beispielsweise im Außenbereich keine WLAN Verbindung hergestellt werden kann oder bei einer Eisdiele der Straßenverkauf nicht über eine einheitliche elektronische Kasse organisiert werden kann, kurzum, wenn technische Voraussetzungen für die einheitliche Nutzung eines elektronischen Kassensystems nicht gegeben sind, ist das ausnahmsweise, auf verschiedene Kassensysteme zu nutzen. Was aber jedenfalls nicht geht, ist in einem einheitlichen Lokal einen Teil über die offene Ladenkasse und einen anderen Teil über die elektronische Kasse zu vereinnahmen.
  2. Muss der Kassennachschauer (=Prüfer) sich ausweisen? Jeder Finanzbeamten muss für Diensthandlungen außerhalb der Finanzbehörde sich durch einen Dienstausweis ausweisen. Hat er kein Lichtbild, fragen Sie im Zweifelsfall in der Behörde telefonisch nach, bevor Sie dem Prüfer ihre Unterlagen oder gar Zugang zu ihrer Kasse gewähren. Lassen Sie sich auch einen Personalausweis mit Lichtbild zeigen. Ob sie den Prüferausweis fotokopieren dürfen, ist unklar. Sie dürfen jedenfalls aber sämtliche Daten abschreiben, damit sie wissen, wer bei Ihnen zur Prüfung erschienen ist. Meist führen die Prüfer auch Visitenkarten bei sich. Teilweise ist aber der Name dort nicht eingedruckt und wird nur handschriftlich dann vom Prüfer selbst dort eingetragen. Vertrauen Sie nicht auf die Richtigkeit. Kontrollieren Sie an dieser Stelle. Wenn es unklar ist, ob sie tatsächlich einen Prüfer vor sich haben, verweigern Sie diesem den Zutritt zu Ihren Unterlagen und zu ihrer Kasse. Stellen Sie sich vor, Sie hätten hier einen „Spaßvogel“ vor sich, und Sie gewährten in diesem Zugang zu Ihrer Kasse und den gesamten Inhalt Ihrer Kasse …
  3. Der Prüfer wird vermutlich etwas bestellen, dies danach vielleicht wieder stornieren. Vielleicht konsumiert er auch etwas und lässt sich einen Kassenbon geben. Der Prüfer wird vermutlich eine Zeit lang dem Treiben in den Betrieb zu sehen: bekommen alle Kunden einen Kassenbon? Werden vielleicht die Gaststätten einzelne Umsätze über einen Bierblock und andere über ein Kassenbon abgerechnet? Danach offenbart er durch Vorlage eines amtlichen Dienstausweises mit Lichtbild, wer er ist und dass er bei Ihnen eine Kassenschau durchführen möchte. Er wird sie nach den Kassenorganisationsunterlagen fragen. Was ist das? Die Kassenorganisationsunterlagen ist die Bedienungsanleitung, das Ersteinrichtungsprotokoll und eventuelle Änderungsprotokolle der Kasse. Wenn Sie das nicht ausgedruckt vorliegen haben, sondern dies elektronisch in der Kasse abgelegt ist, ist dies nicht weiter schlimm. Sie müsste nur wissen, wo die Sachen zu finden sind. Entweder schreiben Sie sich also auf, welche Dateien dies sind und wie sie gefunden werden können oder aber Sie machen einen Ausdruck und haben dann die Kassenorganisationsunterlagen in ausgedruckter Form vorliegen, vielleicht mit dem Hinweis, wo sie auch elektronisch zu finden sind. Dann wären Sie schon mal nicht schlecht gerüstet. Neben den Kassenorganisationsunterlagen bräuchten sie aber noch die Verfahrensdokumentation (=Verfahrensdokumentation ist Qualitätsmanagement für das Unternehmen. Das Unternehmen dokumentiert Abläufe und Verfahrensstandards im Umgang mit steuerlich erheblichen Daten= stellen Sie sich vor, Sie schreiben eine Gebrauchsanweisung für einen Azubi, wie er in Ihrem Unternehmen mit steuerlich relevanten Daten zu arbeiten hat) und ein Sichrheitskonzept (= stellen Sie sich vor, Sie erläutern Ihrem Azubi, wie Ihre Daten gesichert sind, damit diese vor Verlust geschützt sind und wer für welche Schutzmaßnahmen vor Datenverlust wie zuständig ist und wer wen hierbei wie kontrolliert). Die letzten beiden Gebrauchsanweisungen gehen zurück auf die GobD. vom 14.11.14, die seit dem 01.01.15 gelten.
  1. Der Prüfer wird dann weiter einen Kassensturz mit Ihnen machen wollen. Er wird dann die gerade von ihm selbst bestellten Produkte in dem aktuellen Aufzeichnungen wiederfinden wollen und natürlich auch, wenn etwa stornieren lässt, wie geschickt oder ungeschickt das Bedienungspersonal mit Stornos umgeht und ob dort beispielsweise das Vieraugenprinzip Voraussetzung ist oder ob jeder alles mögliche stornieren kann. Der Kassensturz wird natürlich nicht von den Prüfer selbst vorgenommen, sondern erlässt sie als Geschäftsführer den Kassensturz machen. Dann schaute ihnen also zu, wie Sie dies täglich wohl auch machen. Sie werden also dann einen z- Abschlag machen und der Prüfer wird sie weiter beobachten was sie sonst noch alles machen. Wenn sie nicht auf die Idee kommen, das Geld zu zählen, dürfte dies sehr merkwürdig für ihn sein. Denn eine Kasse darf natürlich nicht nur rechnerisch geführt werden, sondern sie muss immer gezählt werden. Wenn Sie also nur einen Z-Bon ziehen und ihm vorlegen und danach nichts weiter machen, ist das jedenfalls schon mal komisch. Natürlich berechnet die Kasse welchen rechnerischen Bestand sie haben müsste. Die Auszählung hat den Sinn und Zweck den rechnerischen Bestand mit dem tatsächlichen Bestand zu verproben. Das Auszählen ist also eine Art vier Augenprinzip und soll dazu führen, falls Differenzen vorhanden sind, noch einmal die Kassenaufzeichnungen zu prüfen, ob man nicht vielleicht vergessen etwas zu bonieren oder wo sonst die Fehler liegen könnten. Natürlich können auch bei kleinen Differenzen Wechselgeldfehler. Ansonsten müsste in etwa (+-20 €) der rechnerische Soll-Bestand mit dem tatsächlichen Ist-Bestand der Kasse bei einem Einzelhandelsgeschäft bei Geschäftsschluss übereinstimmen. In der Gaststätte hängt es davon ab, wie viele Kellnerinnen ein eigenes Portmonee führen und nicht an die Kasse gehen, sondern dank der wird oder Geschäftsführer der Gaststätte mit diesem Mitarbeiterinnen dann nur abrechnet. Wechselgeld Fehler während das kassieren durch die Mitarbeiter dürfte dann zugunsten oder zulasten deren Trinkgeldes gehen, während dann nur die wenigen Abrechnungen mit dem Inhaber bzw. Geschäftsführer des Lokals nicht erwarten lassen, dass hier Wechselgelddifferenzen wegen der wenigen Zahlungsvorgänge von Keller zur Kasse auftreten. Wird also hier der Kassensturz vom Inhaber bzw. Geschäftsführer ordnungsgemäß gemacht und stimmt die Kasse (vielleicht vorbehaltlich minimaler Wechselgelddifferenzen) sind alle Organisationsunterlagen vorgelegt worden und hat der Prüfer während seiner Besuchszeit im Lokal keine Auffälligkeiten festgestellt, dürfte er vermutlich die Kassennachschau relativ schnell beenden und zu einem anderen Betrieb gehen und sich dort die Handhabung und um die Kasse herum anschauen.
  1. Was, wenn er zur Unzeit kommt und prüfen will? Sie dürfen den Prüfer sicher im Rahmen des Übermaßverbots darauf verweisen, dass der Laden gerade brummt und er ungelegen kommt. Sie dürfen ihn (oder sie) bitten, vielleicht ein bis 3 Stunden später zu kommen – dann haben Sie auch Zeit für ihn – das wird er kaum ablehnen können. Wenn er das nicht akzeptiert, können Sie natürlich sich über ihn beschweren und ihn auch notfalls rausschmeißen. Immerhin haben Sie das Hausrecht. Aber machen Sie dabei im Beisein von Zeugen deutlich, dass er natürlich seine Kassennachschau machen darf und Sie das auch respektieren es nur gerade jetzt nicht geht, wenn Hochkonjunktur im Laden ist. Der vernünftige Prüfer wird das auch anstandslos akzeptieren. Wenn er der Betrieb in Ihrem Laden auch nur ein bißchen beobachtet hat, wird es ihm eigentlich auch selbst klar sein, dass das jetzt nicht geht . …ein Verschieben um 1 oder mehrere Tage kann ich mir dabei nicht vorstellen – denn der Betrieb in Ihrem Laden wird irgendwann abnehmen und warum dann nicht eine Nachschau möglich sein soll, wüsste ich nicht. Wenn der Prüfer dann aber von sich aus wegbleibt, weil er sich woanders vertieft hat und .dort bleiben wollte ist das natürlich so. Aufgeschoben ist dann aber nicht aufgehoben. Eigentlich müsste der Prüfer über die Besucherzahlen bei google schon sehen, wenn es bei Ihnen brummt und eine Kassennachschau dann vermutlich nur schlecht oder gar nicht möglich ist …
  2. Seit dem 28.12.16 steht die Einzelaufzeichnungsverpflichtung ausdrücklich in § 146 I 1 AO. Damit muss grundsätzlich jeder einzelne Geschäftsvorfall und jeder Vertragspartner aufgezeichnet werden. Wenn Sie also einen Pkw kaufen, liegt das relativ klar auf der Hand, dass Ihre vollständige Anschrift vom Autohaus erfasst wird. Da das nicht nur der Kaufgegenstand, sondern auch der Vertragspartner klar erfasst. Auch wenn sie eine Immobilie, ein Schiff kaufen, würden ihre Personalien komplett erfasst. Das teure Heimkino für 20.000 € wird vielleicht auch noch Ihnen nach Hause geliefert und damit ihrer kompletten Daten bei dem HiFi Laden erfasst. Auch die Schrankwand oder die Wohnzimmereinrichtung, diese in einem Möbelhaus kaufen und anliefern lassen oder die Kücheneinrichtung, die sie führen dazu, dass hier ihre kompletten Daten erfasst sind also nicht nur der Kaufgegenstand, dann auch der Vertragspartner mit vollständiger Anschrift und Telefonnummer usw. Erfasst wird. Wie ist das mit den Flachbildschirm bei Media Markt oder Aldi? Wie ist das mit Lebensmitteln in Einkaufsmärkten? Wie ist das mit den Brötchen beim Bäcker oder dem Geschäftsessen im Lokal oder der Frisur beim Friseur? Ich meine dabei nicht nur den Trocken-Haarschnitt für Herrn für 15 €, sondern was ist mit Dauerwelle für 50 oder 100  oder mit Extensions für 300 oder 500 €? Was ist mit dem Geschäftsessen im Lokal für 150 oder 200 oder 400 €? Klar dass im Lokal  die Anschriften der Auftraggeber bei Hochzeiten oder sonstigen Großveranstaltungen erfasst werden.aber was ist mit den kleineren und mittleren Rechnungsbeträgen? Immerhin bedeutet Einzelaufzeichnungsverpflichtung:
  • Name und Anschrift des Unternehmers
  • Name und Anschrift des Vertragspartners
  • Kaufgegenstand (Produktbeschreibung, Anzahl)
  • Gegenleistung (Entgelt)
  1. im wesentlichen werden also neben der Verfahrensdokumentation dem Sicherheitskonzept den Sitzungsunterlagen geprüft werden, ob die formalen Voraussetzungen der Paragrafen 140-148 AO und insbesondere die neu ins bGesetz eingefügten §§ 146 a, 146 b AO eingehalten sind. Ebenso prüft er, ob die §§ 238 HGB eingehalten sind. Hat der Prüfer Zweifel, kann er zu einer normalen BP übergeben, muss Ihnen dies aber schriftlich mitteilen. Sicher wird er auch die Kollegen von der Steufa oder vom Zoll holen können. Natürlich kann er auch Kollegen von der Umsatzsteuer oder der Lohnsteuer hinzuziehen: eine Umsatzsteuer -Sonderprüfung oder eine Lohnsteuersonderprüfung ist natürlich neben der Kassennachschau ebenfalls möglich, natürlich auch kumulativ. Ob dann durch das Auftauchen von drei verschiedenen Prüfern (LSt, USt- Kassennachschau) zur selben Zeit das Übermaßverbot überschritten ist, ist dann eine Detailfrage.
  1. Können Sie Einspruch gegen die Nachschau einlegen? Nein! Die Kassennachschau ist kein Verwaltungsakt, sondern schlicht hoheitliches Handeln. Der Übergang zur normalen Betriebsprüfung ist allerdings ein Verwaltungsakt, den sie mit dem Anspruch anfechten können. Der Anspruch hat aber keinen sog. Suspensiveffekt, d. h. er hat keine aufschiebende Wirkung. Geht der Prüfer also zur Vollprüfung über, bitten Sie hier eine schriftliche Verfügung. Dann haben Sie hier einen Monat Zeit, ab Zugang dieser Verfügung Einspruch einzulegen. Bei der mündlichen Mitteilung, dass der Prüfer nun zur Vorprüfung übergeht, müssen Sie unverzüglich Einspruch einlegen. Vermutlich werden die Prüfer hier Vordrucke dabeihaben, in denen sie den Übergang zur normalen Betriebsprüfung innen mitteilen. Möglicherweise sollen sie auf einem Zweitbeleg den Erhalt quittieren. Dann könnten Sie beim quittieren des Erhalts des Übergangs zur Vollprüfung auch gleich ihren Einspruch hiergegen schriftlich niederlegen – auf dem Exemplar für den Prüfer und auf ihrem eigenen Exemplar. Soweit sie eine aufschiebende Wirkung wünschen, müssten sie die Aussetzung der Vollziehung beantragen. Spätestens hierbei müssten sie die Gründe darlegen, warum aus ihrer Sicht der Prüfer nicht zu einer Vollprüfung übergehen darf oder kann. Bis dahin könnte der Prüfer jedenfalls weiter prüfen. Ob dies wirklich warten ob dies sinnvoll ist, ist dann eine ganz andere Frage.
  2. Brauchen Sie schon jetzt ein zertifiziertes Sicherheitsmodul oder ein Speichermedium mit einer digitalen Schnittstelle? Nein!  Das kommt erst ab 2020. Die Kassenhersteller sind hier erst mal gefordert: Die Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle besitzen. Das alles muss zertifiziert werden. Sie als steuerpflichtiger Kassenbetreiber müssen dann eine elektronische Belegausgabe sicherstellen. Wir werden also ab 2020 dann auch Betriebsprüfer in den Straßen vor den Einkaufszentren und Ladenlokalen sehen, die von den Kunden dann die Einkaufsbelege einscannen werden, damit die normalen Betriebsprüfer mehr Kontrollmaterial bei ihren Prüfungen haben werden. Einen anderen Sinn hat die Verpflichtung zur Belegausgabe wohl nicht.
  3. Geht noch eine Selbstanzeige, wenn der Prüfer zur Kassennachschau erschienen ist? Ja. Denn das ist keine Betriebsprüfung, also kein Fall des § 371 Abs. 2 Nr. 1 a-e und auch kein Fall des Abs. 2 Nr. 2 AO. Eine Entdeckung i.S.d. Nr. 2 steht vielleicht mit dem Erscheinen des Prüfers alsbald bevor  (oder auch nicht.)… ist aber noch nicht erfolgt. Dann ist aber jetzt Eile geboten …Vollständigkeitsgebot beachten!

Weitere Fragen? Dann rufen Sie an: Dr. jur. Jörg Burkhard, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Strafrecht, der Vollprofi unter den Profis: 0611-890910, streitiges Steuerecht, Steuerstrafrecht, Betriebsprüfung, Selbstanzeige, tax compliance, Steuerfahndung,  Zollstrafrecht, bundesweit tätig, auch der weiteste Weg lohnt sich …